Obstajajo številni razlogi za pisanje poslovnega pisma kateremu koli od več sto tujih konzulatov po svetu. Na primer, morda boste želeli zahtevati vizumsko ali potovalno informacijo, poizvedeti o zunanji trgovini, voditi raziskave na področju zunanjih zadev ali napisati priporočilno pismo za študenta, ki potuje v tujino za pripravništvo.
Določite ime, naslov in naslov posameznika, na katerega naslovite pismo. Vsak tuji konzulat ima podrobno spletno stran, ki vsebuje imenik osebja, skupaj s povezavami do različnih oddelkov, ki vam lahko pomagajo identificirati osebo, na katero bi morali nasloviti svojo korespondenco.
Pri pisanju poslovnega pisma konzulatu sledite tradicionalnemu poslovnemu protokolu. Uporabite polno ime in naslov posameznika, naslov oddelka in konzulat, ki sta oblikovana po mednarodnem poštnem sistemu države. Vsaka država se razlikuje, zato sledite direktivam, ki so navedene v razdelku „pišite nam“ na spletni strani konzulata. Če pošiljate pisemsko kopijo, navedite datum v zgornjem desnem kotu svojega pisma. Če pošiljate e-pošto, jasno navedite namen korespondence v vrstici z zadevo.
Napišite uvodno pismo, ki vključuje razlago, kdo ste, od kod ste, zakaj pišete in ali pišete v imenu drugega ali samega sebe. Če pišete v imenu družbe, vladnega subjekta, mednarodne organizacije ali izobraževalne ustanove, zabeležite pripadnost po imenu in navedite svoj naslov in poverilnice.
Napišite neposredno izjavo, ki na kratko, a jedrnato opisuje namen vaše korespondence. Prevedeni ali interpretirani jezik lahko pogosto ima dvojni pomen, zato pazite, da se izognete terminologiji slenga ali kolokvializmom, ki jih tuji bralci morda ne bodo takoj razumeli. Na primer, besedno zvezo »Želim se dotakniti baze z vami« je treba zamenjati z »Pišem, da vas vprašam…«
Omejite svoje pismo na eno temo in natančno določite rezultat, ki ga želite od korespondence.
Pismo zaključite z opombo in navedite podrobnosti o tem, kako ste dosegljivi. Vedno vključite svoje polno ime. V pismu tujemu konzulatu nikoli ne ponarejajte ali dajete zavajajočih ali potencialno nevarnih izjav.
O poštnih zahtevah in predvidenem času dostave se obrnite na krajevno pošto. Če priložite kuverto s samoprepisano žigom, da zagotovite hiter odgovor na vaše pismo, se prepričajte, da imate ustrezno količino poštnih pošiljk v ZDA na povratni ovojnici.
Nasveti
-
Strani konzulatov Združenih držav Amerike so napisani v angleščini, medtem ko so mednarodni tuji konzulati običajno napisani v maternem jeziku države s povezavo do angleške različice.
