Tradicionalna projektna komunikacija je potekala v jasno opredeljeni strukturi, ki je uporabljala kanale, kot so notranja pošta, telefoni, beležke in uradna srečanja. Sodobne komunikacije v projektu uporabljajo tehnologijo, kot so elektronska pošta, intranet in socialni mediji, za izmenjavo informacij v bolj prilagodljivi strukturi ekipe. Potrebe po komunikaciji so se spremenile v skladu z novimi pristopi k vodenju projektov in potrebo po obveščanju širše skupine zainteresiranih strani.
Metodologija
Tradicionalna projektna skupina je projekt obdelala v ločenih fazah in zaključila vsako stopnjo pred začetkom naslednje. Skupina je dokumentirala vsako stopnjo in pridobila znak pred odhodom. V skladu s projektom Smart je sodobna praksa sprejeti agilno metodologijo projekta, v kateri se lahko projektne faze prekrivajo, ko člani ekipe obdelujejo posamezne cikle in jih spreminjajo v skladu s kakršnimi koli povratnimi informacijami. To otežuje komunikacijo, s poudarkom na posodobitvah statusa in enostavnem dostopu do najnovejših informacij o projektu.
Ekipa
Sodobna projektna skupina vključuje široko skupino stalnih in začasnih članov. Poleg notranjih članov osebja lahko skupina vključuje tudi svetovalce, dobavitelje, poslovne partnerje in podjetja, ki opravljajo storitve IT. Vodja projekta mora zagotoviti, da imajo vsi člani tima varen dostop do projektne komunikacije za čas njihovega sodelovanja. Projekt Kraj je projekt začasnega socialnega sistema, kjer je uspeh odvisen od sodelovanja, komunikacije in zavezanosti prek pregledne izmenjave informacij.
Zainteresirane strani
Sodobni projekti imajo veliko širšo skupino deležnikov. Poleg komuniciranja s člani tima in sponzorji vodje projektov priznavajo pomen obveščanja vseh deležnikov, vključno s skupnostjo, regulatorji, vladnimi agencijami in vlagatelji. Po mnenju podjetja Cornwell management consulting, neučinkovite komunikacije prispevajo k pomanjkanju uspeha pri več kot 65 odstotkih neuspešnih projektov.
Kanali
Sodobna projektna komunikacija izkorišča prednosti omrežnih komunikacij za izboljšanje sodelovanja. E-pošta in takojšnje sporočanje članom ekipe omogočata hitro in preprosto izmenjavo informacij, namesto da bi se zanašali na papirne kanale, kot so interni zapisi ali faksi. Projektni portali zagotavljajo enotno varno dostopno točko za vse informacije o projektu in dokumentacijo prek interneta. Videokonferenca omogoča članom skupine, da vzpostavijo srečanja za napredovanje, tudi če so člani skupine na različnih lokacijah. Tehnologije, kot so spletni dnevniki in socialne mreže, še dodatno povečujejo komunikacijo med projekti, ustvarjajo občutek skupnosti in omogočajo deležnikom, da zagotovijo povratne informacije, ki lahko vplivajo na projekt.
