Cerkvena zbirka podatkov bo zagotavljala osnovne informacije o vsakem članu vaše kongregacije s klikom računalniške miške. Gone so dnevi papirnih adresarjev, njihove tajniške piščančje praske in križišča, ko se družine razvijajo in preselijo. Z bazo podatkov vse ostane organizirano in aktualno, kar omogoča izmenjavo kontaktnih informacij v cerkveni družini.
Zberite kontaktne podatke vseh, ki obiskujejo vašo cerkev. To lahko storite tako, da oddate obrazec za kongregante, da izpolnijo storitev, ali z uporabo e-poštnega seznama, ki dovoljuje e-poštni odziv ali povezavo do spletnega mesta, kot je SurveyMonkey.com.
Za vsako družino se prepričajte, da dobite njihovo ime, naslov, telefonsko številko in e-pošto. Morda boste želeli vključiti tudi rojstne dneve, datum obletnice in ustrezne informacije o vsakem otroku, kot so starost in posebni interesi.
Vsakemu posamezniku sporočite namen zbirke cerkve. Vprašajte ljudem dovoljenje, preden jih vključite v javno datoteko, in če ne želijo, da bi bili njihovi podatki v skupni rabi, bodisi naredite njihovo "zasebno" datoteko ali pa jih pustite na seznamu.
Zaženite Excelovo preglednico. Prvi stolpec naj bo za imena družinskih članov, ki mu sledi drugi stolpec za domači naslov. Tretji stolpec mora vsebovati telefonsko številko, četrti stolpec mora imeti e-poštni naslov, zadnji stolpec pa lahko vsebuje vse opombe ali pomisleke, ki jih mora pastoralno osebje poznati.
To lahko ustvarite tudi v programu Microsoft Word, Open Office ali katerem koli drugem programu, ki vam omogoča, da naredite datoteko, ki jo je mogoče natisniti, vendar je elektronsko uporabna, ki jo lahko shranite na računalnik ali shranite na disk.
Shranite datoteko po vnosu vseh informacij. To bazo podatkov je treba hraniti nekje, kjer je zlahka dostopna tistim, ki jo redno uporabljajo (npr. Cerkveno osebje), vendar ne tistim, ki informacij ne potrebujejo. Razmislite o postavitvi na trdi disk v skupni rabi ali geslo, ki ga ščiti, da bi preprečili snooperje.
Razmislite o nakupu programa baze podatkov, ki je namenjen cerkvam, kot je Servant Keeper. Excelova preglednica v tem primeru bi bila preprosto osnutek. Ponovno vnesite končne, organizirane informacije v označena polja programa baze podatkov. Shranite svoje delo.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Računalnik z dostopom do interneta
-
Kontaktne informacije za vse kongregante, ki želijo biti vključeni
-
Sekretar ali prostovoljka za vnos podatkov
-
Program za preglednice, kot je Microsoft Excel
-
Programska oprema za baze podatkov (izbirno)
Nasveti
-
Zaščitite zaupne podatke. Spoštuj zasebnost svoje kongregacije. Dvakrat preverite črkovanje imen in števila telefonskih številk za natančnost.
Opozorilo
Če imate težavo s programsko opremo za podatkovne baze ali menite, da je pokvarjena, je ne poskušajte popraviti. Izbrisate lahko dragocene datoteke. Namesto tega uporabite številko storitve za stranke, ki je priložena programski opremi.
