Organizacijski sistem je preprosto, kako se ustanovi podjetje. Dobra organizacijska struktura določa hierarhijo in tok komunikacije v podjetju. Pomembno je, da vsako podjetje, ne glede na njegovo velikost, izvaja organizacijski sistem. Dobro oblikovana organizacijska struktura, vključno z izboljšano učinkovitostjo, produktivnostjo in odločanjem, ima veliko koristi. Vsaka struktura ima svoje prednosti in slabosti. Navsezadnje so te prednosti in slabosti odvisne od vrste podjetja, ki ga izvajate, od vaše industrije, od velikosti vaše organizacije in od drugih dejavnikov. Pomembno je razmisliti o vseh vrstah organizacijskega sistema, preden se odločite, kateri je pravi za vaše podjetje.
Kaj so organizacijski sistemi?
Organizacijski sistem je struktura vzpostavitve organizacije. Ta struktura določa, kako je določena vsaka delitev podjetja, hierarhija, kdo kdo in kako komunicira v organizaciji. Organizacijska struktura, ki je še bolj razčlenjena, določa, kako vsaka vloga v organizaciji deluje. Z dobro opredeljeno organizacijsko strukturo vsi zaposleni vedo, kaj se od njih pričakuje in komu poročajo. Lastniki podjetij morajo dolgo in trdo razmišljati o tem, kateri sistem naj izberejo, saj ima vsaka organizacija edinstvene potrebe. Organizacijska struktura, ki ustreza enemu podjetju, ne bo primerna za drugo.
Primeri organizacijskih sistemov v podjetju
Obstajajo štiri glavne vrste organizacijskih struktur: funkcionalne, delitvene, matrične in ravne. Vsak sistem ima edinstvene lastnosti.
Funkcionalna organizacijska struktura: Funkcionalna organizacijska struktura je tradicionalna hierarhija. Mnoga podjetja, zlasti velika podjetja, sledijo funkcionalni strukturi. Ta sistem ima več specializiranih oddelkov, kot so trženje, finance, prodaja, človeški viri in poslovanje. Nato višji vodja nadzoruje vse specializirane oddelke. Tok poročanja je jasen. Vsak zaposleni poroča starejšim, vključno z vodji oddelkov, ki poročajo višjemu vodstvu. Višje vodstvo nadzoruje celotno strukturo. Ker podjetje ostaja razdeljeno v specializirane oddelke, se tudi zaposleni nagibajo k specializaciji. To povzroča jasno pot za promocijo in rast. Vendar pa imajo lahko oddelki težave pri medsebojnem komuniciranju. Ker se vsi oddelki poročajo navzgor, med njimi obstaja le malo horizontalne komunikacije, kar pušča le malo prostora za celostno razmišljanje celotnega podjetja, razen na najvišji ravni vodstva. Zaradi tega se funkcionalni organizacijski sistem počasi prilagaja spremembam.
Organizacijska struktura oddelka: Organizacijska struktura, ki je razdeljena, deli podjetja na skupine na podlagi projektov, na katerih zaposleni delajo. Ta sistem vključuje veliko različnih vrst skupin, vključno s pravnimi, odnosi z javnostmi, raziskavami in poslovnim razvojem. Poleg tega se skupine oblikujejo v okviru specifičnih projektov. Na primer, farmacevtsko podjetje bi lahko imelo ločene skupine za vsako zdravilo, ki ga proizvajajo. Vsaka projektna skupina ima direktorja ali podpredsednika in izvaja določeno stopnjo avtonomije znotraj organizacije. Delovna struktura omogoča zaposlenim, da se seznanijo z delom svoje ekipe. Vendar pa se delitve pogosto ne zavedajo, kaj počnejo druge ekipe, in ne komunicirajo med seboj. Zaposleni morda ne bodo mogli učinkovito delati po oddelkih, kadar je to potrebno. Končno, ta sistem je težko upravljati zaradi svoje širitvene strukture.
Matrična organizacijska struktura: Matrični sistem je križišče med funkcionalno strukturo in delitveno strukturo. Z vidika ptičje perspektive je podjetje ustanovljeno v funkcionalni strukturi, s tradicionalno hierarhijo in specializiranimi oddelki. Vendar pa, ko pogledate te delitve blizu, so vsaka vzpostavljena v ločeni organizacijski strukturi. To pomeni, da so razdeljeni na projekte in manjše skupine. Matrični tip organizacijske strukture je precej zapleten in zahteva veliko načrtovanja, da ne omenjamo močnih komunikacijskih sistemov v organizaciji. Vendar, ko matrična struktura deluje dobro, odpravlja veliko vprašanj, ki se pojavljajo z organizacijami, ki delijo samo ali delujejo. Komunikacija lahko potuje pravim ljudem, kar poveča produktivnost in celostno razmišljanje. Poleg tega so zaposleni izpostavljeni drugim oddelkom in projektom, kar spodbuja medsebojno sodelovanje. Na drugi strani lahko struktura matrike hitro postane zmedena za zaposlene, ko je preveč menedžerjev, in ni jasno, komu naj se poroča.
Ravna organizacijska struktura: Ravna organizacijska struktura izravnava velik del hierarhije in zaposlenim omogoča večjo avtonomijo pri svojem delu. Pogosto so ravne organizacije razdeljene v začasne skupine, čeprav običajno nimajo formalnih struktur. V ravnem sistemu je še vedno nekaj dinamike od zgoraj navzdol. Pogosto je vsaj nekaj višjih vodij, ki upravljajo ladjo. Vendar pa ta sistem temelji na motnji tradicionalnih hierarhičnih struktur podjetij. Veliko startupov in tehnoloških podjetij se nagiba k ravnopravni organizaciji, saj spodbuja inovativnost in prispevek zaposlenih. Razmišlja se, da bodo delavci, ki jih ne bi utrpela birokracija, svobodno razmišljali in ustvarjali sveže, donosne ideje. To povečuje komunikacijo med skupinami in odpravlja nekatere komunikacijske probleme, ki se lahko pojavijo, ko sporočila potujejo po strukturi od zgoraj navzdol. Na žalost je težko vzdrževati raven sistem, ko podjetje raste, in potreba po bolj strukturiranih komunikacijskih sistemih se začne uporabljati. Poleg tega lahko zaposleni v ravni organizaciji postanejo preobremenjeni s preveč različnimi nalogami in nimajo veliko prostora za rast ali promocijo.
Zakaj podjetja potrebujejo organizacijske sisteme
Organizacijski sistemi so pomembni za podjetja vseh velikosti. Imajo trdno, dobro opredeljeno strukturo, ki izbriše zmedo in določa preproste postopke, ki jih morajo zaposleni upoštevati. Vsak delavec mora natančno vedeti, komu se poroča. Brez neke vrste hierarhije ali strukture, lahko delovno mesto postane kaotično. Zaposleni morda ne razumejo, kdo je odgovoren za to, kar povzroča, da skozi razpoke padajo pomembne stvari. Trdna organizacijska struktura racionalizira podjetje in ohranja vse na isti strani.
Organizacijski sistem postavi vsako osebo na pravo mesto, ki lahko prispeva svoj delež v podjetju. Sistem izboljšuje splošno učinkovitost, povečuje produktivnost in zagotavlja jasnost vsem v organizaciji. Vsak oddelek lahko deluje bolje, če so vloge jasno opredeljene in cilji deljeni. Poleg tega lahko ustrezen organizacijski sistem izboljša sprejemanje odločitev, saj informacije potekajo v celotni organizaciji. Vodje na višji ravni lahko zbirajo informacije iz vseh oddelkov in jim omogočajo boljši vpogled v celotno poslovanje podjetja.
Trden organizacijski sistem odpravlja številne poslovne težave, vključno s podvajanjem dela in konflikti med položaji. Če je podjetje dobro premišljeno, ima vsak zaposleni posebno vlogo, vloge pa se ne prekrivajo. Ni nobenega "runaround", kjer nihče ni prepričan, kdo je odgovoren za določeno nalogo ali projekt. Zaradi tega se povečuje sodelovanje in zaposleni čutijo ponos pri svojem delu. Delavci se izogibajo razočaranju, ker imajo vedno spreminjajoče se vloge in cilje. Lahko se osredotočijo na tisto, kar najbolje delajo.
Če izberete ustrezen organizacijski sistem, lahko vaše podjetje preide na naslednjo raven. Na primer, če je vaše podjetje zasnovano na izdelku, bo verjetno idealna struktura matrike ali delitvene strukture. To so projektne strukture, ki se osredotočajo na specializirane skupine. Majhni start-upi lahko po drugi strani upoštevajo ravno strukturo, ki vsem zaposlenim omogoča, da prispevajo svoje sposobnosti in strokovno znanje, ne da bi hierarhija vplivala.
Primeri podjetij z organizacijskimi sistemi
Primeri funkcionalnega sistema: Funkcionalne organizacijske sisteme so v preteklosti uporabljale vojska, univerze in vladni subjekti. Skozi leta so funkcionalne hierarhije postale manj priljubljene in mnoge organizacije so se odmaknile od njih. Vendar jih nekatera podjetja še vedno uporabljajo. Eden od primerov uporabe te vrste organizacijskega sistema je tradicionalna tovarniška nastavitev. Vodja tovarne nadzoruje različne oddelke tovarne, ki so specializirani. Vsak oddelek ima svojega upravitelja, ki poroča neposredno nadzornemu vodji tovarne. Drug primer bi lahko bila trgovina na drobno. Vodja trgovine nadzoruje operacije od vrha piramide. Spodaj so različni oddelki. Morda obstaja eden za inventar, eden za storitve za stranke in eden za trženje in promocije. Vsak ima svojega nadzornika in vse poroča generalnemu direktorju.
Primeri oddelčnega sistema: Divizijski sistemi so priljubljeni pri velikih, multinacionalnih korporacijah. Johnson & Johnson ima na primer ločeno strukturo. Vsaka od blagovnih znamk Johnson & Johnson deluje kot lastno podjetje z lastnim vodstvom in notranjo strukturo. Vse te blagovne znamke poročajo matični družbi. Drug primer organizacijske strukture, ki je razdeljena, je General Electric. Direktor sedi na vrhu, poleg tega pa je podjetje razdeljeno na različne skupine. Obstaja nekaj operativnih skupin, kot so tiste za finance, pravne zadeve, odnose z javnostmi in globalne raziskave. Nekatere skupine so namenjene specifičnim projektom, vključno z letalstvom, energijo, zdravstvom in še več.
Primeri matričnega sistema: Matrični organizacijski sistem je kompleksen in ga zato večinoma sprejemajo velika, uveljavljena podjetja. Eden od znanih primerov matričnega podjetja je Starbucks. Največja kavna družba na svetu uporablja funkcionalno strukturo, s katero razdeli svoje poslovanje na področja, vključno s kadri, financiranjem in trženjem. Ti oddelki se nahajajo na sedežu podjetja in poročajo na najvišji ravni upravljanja. Oddelek za kadrovske zadeve na primer ustvarja pravilnike, ki vplivajo na vse lokacije Starbucksa na vseh področjih. Starbucks ima ločene oddelke za vsako geografsko regijo. Te regije vključujejo Amerike, Kitajsko in azijsko-pacifiško regijo, Evropo, Bližnji vzhod, Rusijo in Afriko. Severna in Srednja Amerika, ki je najbolj priljubljena za podjetje, je še naprej razdeljena na štiri manjše divizije. Starbucks ima tudi proizvodne oddelke. Na primer, obstaja en oddelek za blago, kot so skodelice Starbucks in druga za pecivo. Na nižjih ravneh organizacije ima Starbucks skupine zaposlenih, zlasti na ravni trgovine. Ta kompleksna matrična struktura služi kavnemu gigantu, kar podjetju omogoča uspešno upravljanje tisočih trgovin po vsej državi.
Primeri ravnega sistema: Flat sistemi so priljubljeni med startupi in tehnološkimi podjetji. Eden od znanih primerov ploščatega sistema je Zappos. Leta 2013 je glavni direktor podjetja za čevlje napovedal novo upravljavsko strukturo, imenovano holakracija, ki spodbuja sodelovanje z odpravo hierarhije na delovnem mestu. Podjetje je prepovedalo upravljavske naslove. Ne bi imela več delovnih mest in ne bi bilo šefov. Vsak zaposleni bi bil odgovoren za svoje delo. Podjetje je upalo, da bo spodbudilo inovacije in ustvarjanje z odpravo birokracije v hierarhiji in odločanju. Vendar pa se Zappos trudi, da ostane operacija resnično ravna.
To je boj številnih velikih podjetij, ki izvajajo ravno strukturo. Veliko startupov je govorilo o težavah vzdrževanja ravne organizacijske strukture, ko doživljajo eksponentno rast. Študije ugotavljajo, da zaposleni najdejo hierarhične strukture, ki so udobne in praktične. Torej je ravna organizacijska struktura morda dobra izbira za podjetje, ki je v začetni fazi, da bi spodbudilo inovativnost in rast. Vendar pa se večina večjih podjetij odmakne od ravnega sistema, saj lahko sčasoma postane težavna.
