Računovodski uslužbenci se ukvarjajo z veliko dokumentacijo in brez sistema arhiviranja. Urad lahko hitro postane nered. Za računovodske službe je običajno, da imajo številne omare za shranjevanje, vključno z zaklenjenimi, za zaščito plačilnih list in drugih zaupnih informacij. Dostop do finančnih datotek in podatkov bi moral biti omejen - pisarne ne bi smele biti na javnih mestih. Uvedba zbirke v računovodskem uradu prinaša določene izzive, vendar se lahko uspešno izvede in poveča učinkovitost oddelka.
Nastavite dve vrsti datotek. Ena omara ali predal je namenjena dnevnim datotekam, ki se običajno shranijo po koncu leta. Te datoteke vključujejo večino vaših postavk stroškov in prihodkov. Druga vrsta datotek se nanaša na shranjevanje stalnih ali dolgoročnih predmetov, do katerih je treba dostopati skozi čas. Primeri bi bili primeri za politike in postopke, pogodbe, osnovna sredstva, zavarovalne police in drugo dokumentacijo, ki je ni mogoče izvleči po koncu leta.
Datotečna dokumentacija po vrsti. Odhodki se obračunavajo ločeno od plačilne liste in drugih področij računovodstva. Ne mešajte in se ne ujemajte. Če nekatere transakcije spadajo v več kot eno področje, kot so stroški in osnovna sredstva, naredite kopije dokumentacije in dokumentacijo shranite v obe datoteki. Stroški se lahko vnesejo po abecedi, po imenih prodajalcev, datoteke s fiksnimi sredstvi pa lahko razvrstimo po datumih nakupa. Odvisno od vašega podjetja, se varnostni dohodek vloži po datumu prejema ali datumu depozita, da se kasneje olajša bančno usklajevanje.
Z datotekami uporabite različne barve. Na primer, vse svoje stroške lahko vložite v rdeče mape, dohodek v zeleni barvi in pogodbe v rumenih mapah. Če iščete dohodek, pojdite naravnost v zelene mape, s čimer prihranite čas in energijo. Če vidite okroglo rdečo datoteko, jo lahko brez težav ali zamud premaknete v pravilno omarico. Koordinacija barv omogoča enostavno vnašanje.
Nasveti
-
Vzpostavite vročo datoteko, kjer boste postavili elemente, ki potrebujejo vašo takojšnjo pozornost, in jih hranite na vaši mizi.
