Po Poslovnem slovarju je sistem za upravljanje z dokumenti »elektronski sistem, ki je namenjen organizaciji in upravljanju dokumentov. Ti dokumenti so običajno organizirani s programsko opremo, ki uporabniku omogoča dostop, spreminjanje in centralno shranjevanje dokumentov. “Podjetja pogosto uporabljajo te sisteme za pretvorbo zgodovinskih papirnih dokumentov v elektronske datoteke za lažje iskanje in zmanjšanje prostora za shranjevanje. Večina podjetij ustvarja neko vrsto papirja, povezane z njihovim delovanjem. Iskanje najboljšega načina za upravljanje teh dokumentov lahko izboljša notranji potek dela v podjetju.
Preglejte vhodne točke za poslovne dokumente. Lastniki podjetij in upravljavci morajo določiti, kako dokumenti vstopajo v svoje podjetje in se odločijo, kako jih najbolje zajeti v elektronski obliki.
Uporabite programsko opremo za elektronsko zajemanje informacij. Podjetja lahko od zunanjih strank, kot so prodajalci, dobavitelji ali podobne skupine, zahtevajo, da informacije pošiljajo elektronsko po e-pošti ali na spletnih mestih. To podjetjem omogoča neposredno nalaganje informacij v sistem za upravljanje dokumentov.
Zahtevajte, da zaposleni optično preberejo dokumente v elektronski zbirki. Ko zaposleni opravi svojo nalogo, lahko upravljavci zahtevajo, da pregleda vse ustrezne informacije v računalniku ali strežniku podjetja. Zaposleni lahko nato odstrani izvirnik, da zavrže občutljive informacije.
Nastavite sistem za iskanje dokumentov. Zmožnost hitrega iskanja shranjenih dokumentov lahko zmanjša čas, ki ga zaposleni porabi za iskanje zgodovinskih informacij. Podjetja morajo ustvariti standardni elektronski sistem arhiviranja za posameznike, ki bodo kasneje shranili in našli informacije.
Nasveti
-
Podjetja se lahko odločijo, da bodo sistem za upravljanje z dokumenti oddala v zunanje izvajanje. Podjetja se lahko specializirajo za shranjevanje informacij, tako da podjetje ne potrebuje veliko količin fizičnega prostora za shranjevanje dokumentov.
Opozorilo
Medtem ko elektronski sistemi za upravljanje dokumentov nudijo veliko prednosti podjetju, imajo lahko tudi pomanjkljivosti. Podjetja morajo biti sposobna zavarovati elektronske informacije pred zlorabo ali goljufijo, pri tem pa varnostno kopirati podatke, da bi zaščitili računalnik ali strežnik.
