Namen sistema za nadzor dokumentov je zagotoviti, da so dokumenti, ki jih vaša organizacija uporablja, učinkoviti in aktualni. To se lahko doseže s preprostim seznamom dokumentov, imenovanim glavni seznam.
Priročnik o politiki in postopkih
Prvi korak je obravnava nadzora dokumentov v vašem pravilniku in postopku. Poleg tega mora vaša organizacija določiti skrbnika, ki bo nadzoroval nadzor dokumentov, tako da bo odgovoren za glavni seznam dokumentov.
Glavni seznam dokumentov
Ustvarite glavni seznam za identifikacijo dokumentov, ki se uporabljajo v vaši organizaciji za učinkovito delovanje. Primeri dokumentov so priročniki o postopku, priročniki o kakovosti, navodila za delo in obrazci. Uporabite obliko razširjenega lista, vključite ime dokumenta in različico. Če se sklicujete na pooblaščeni postopek iz zunanjega vira, boste s sledenjem standardom na glavnem seznamu pomagali.
Postopek revizije
Dokumente, ki se revidirajo, je treba navesti v glavnem seznamu. Na primer, politika in postopki zagotavljanja kakovosti, različica B. Lahko ustvarite svoj lastni identifikacijski sistem. Nekatere organizacije uporabljajo datume revizije. Ko se postopek pregleda, morate pregledati tudi vse obrazce ali navodila, ki jih navedete v postopku.
