Upravljanje dokumentov je proces, ki ga organizacije uporabljajo za ustvarjanje, nadzor, varovanje, shranjevanje, pridobivanje, skupno rabo in uničevanje dokumentov v vseh njihovih oblikah. V času širjenja informacij, hitrih tehnoloških sprememb in varnostnih vprašanj morajo organizacije, ki vzpostavljajo sistem za upravljanje z dokumenti, upoštevati ne le dobre poslovne prakse, ampak pravila, predpise in standarde, ki jih objavljajo vlada in mednarodni organi.
Subjekti, ki sprejemajo pravila: Finančni
Številni zvezni organi izdajo predpise, ki zahtevajo, da organizacije upoštevajo pravila upravljanja dokumentov. V nadaljevanju je povzetek takšnih subjektov, vrste organizacij, ki jih vplivajo, in statut ali uredba.
Komisija za vrednostne papirje pri SEC 17a-4 zagotavlja pravila za upravljanje z dokumenti za posrednike, analitike in druge, ki sodelujejo pri izmenjavi vrednostnih papirjev.
Zakon Sarbanes-Oxley v oddelkih 404 in 409 vpliva na upravljanje dokumentov s strani vseh družb, ki kotirajo na borzi, pa tudi računovodskih podjetij, revizorjev in tistih, ki se ukvarjajo s trgovanjem z vrednostnimi papirji.
Zakon o preverjanju kliringa za 21. stoletje (Check 21) ureja ravnanje s čeki in velja za bančni sektor. Upravlja ga Federal Reserve.
Zakon Gramm-Leach Bliley ščiti finančne informacije potrošnikov, ki jih imajo finančne institucije, in jih upravlja več zveznih agencij.
Nacionalno združenje trgovcev z vrednostnimi papirji (NASD) Pravilo 3010 in newyorška borza (NYSE) Pravilo 342 upravlja Komisija za vrednostne papirje in borzo ter ureja zahteve za vodenje evidenc v zvezi z elektronskimi komunikacijami za člane teh dveh organizacij.
Pravila zdravstvenega varstva
Zakon o prenosljivosti in dostopnosti zdravstvenega zavarovanja (HIPAA) velja za skupine, kot so zdravniki, bolnišnice, zavarovalnice in delodajalci, ki se ukvarjajo z zbiranjem ali posredovanjem informacij o bolnikih. Upravlja ga ameriški oddelek za zdravje in človeške storitve.
21 CFR 11 je del kodeksa zveznih predpisov, ki ga upravlja ameriška uprava za prehrano in zdravila ter obravnava elektronske dokumente in elektronske podpise. Ta oddelek vpliva na zdravstvena in farmacevtska podjetja.
Vojaška pravila
Predpisi Ministrstva za obrambo (Oddelek za obrambo 5015.2, verzija 2) opredeljujejo zahteve za programsko opremo za upravljanje dokumentov, ki jo je kupilo Ministrstvo za obrambo. Drugi vladni subjekti ta standard uporabljajo tudi za programsko opremo za upravljanje dokumentov.
Druga zvezna pravila
Zvezni pravilnik o civilnem postopku določa, kako odvetniške družbe obdelujejo informacije v zvezi s pravnimi postopki.
Služba za notranje prihodke Rev. Proc. 97-22 določa pravila za elektronsko shranjevanje in prenos informacij o davkoplačevalcih ter vpliva na industrijo finančnih storitev.
Potreba po pravilih
Američani so odvisni od regulatornih agencij, da bi zagotovili zaščito, s katero bi zaščitili osebne podatke, zaščitili finančne transakcije in izvajali ustrezen nadzor nad tistimi, ki imajo nadzor nad nacionalnimi sredstvi za hrano, droge, finančna sredstva in zdravstveno oskrbo. Nacionalna informacijska infrastruktura je ključnega pomena za njeno obrambo in jo je treba tudi zaščititi.
Standardizacija upravljanja z dokumenti presega Združene države. Nevladni subjekti, kot sta Mednarodna organizacija za standardizacijo in API za upravljanje odprtih dokumentov, delujejo za standardizacijo in izmenjavo postopkov za sisteme za upravljanje dokumentov, da bi zagotovili varnost in razpoložljivost informacijskih zapisov, ko so ti potrebni.
