Dokumentacija je življenjsko dejstvo v podjetju. Struktura projekta nadzora dokumentov zagotavlja predlogo za razvrščanje, obdelavo in vzdrževanje dokumentov. Sistemi za kontrolo dokumentov segajo od ročnih načrtov za arhiviranje dokumentov do uporabe tehnologije slikanja in informacijskih sistemov za shranjevanje in katalogiziranje dokumentov.
Identifikacija
Kontrola dokumentov združuje discipline knjižničarstva in pisarniške uprave. To se odraža v ustvarjanju struktur projektnih datotek. Podobno kot v katalogu je sistem za dokumentiranje sestavljen iz identifikacijskih dokumentov, dodeljevanja kontrolnih številk in, v podrobnejših strukturah projektov, klasifikacijskih in varnostnih stopenj. Podjetja pogosto uporabljajo slikovne sisteme, ki samodejno ustvarjajo podatkovne strukture, zaradi česar je učinkoviteje najti in poiskati dokumente z računalniško tehnologijo.
Velikost
Velikost projektnega sistema za nadzor dokumentov se lahko razlikuje. Na primer, v velikem sistemu je dokumentiranje mogoče razvrstiti v različne funkcije, kot so arhivske storitve, storitve shranjevanja zapisov in storitve arhiviranja dokumentov.
Učinki
Učinkovit strateški načrt za kontrolo dokumentov vključuje revizijske sisteme za razvrščanje in obdelavo dokumentov. Za pravilno vzdrževanje dokumentov in sistemov, ki podpirajo upravljanje dokumentov, se lahko sklicujejo na standardne operativne postopke, ki temeljijo na funkcijah za nadzor dokumentov.
