Nadzor dokumentov se uporablja za povečanje učinkovitosti določene organizacije z nadzorovanjem različic posameznega dokumenta, ki se sprosti. To zagotavlja, da imajo vsi zaposleni prave različice določenega dokumenta. Standardi ISO so niz mednarodnih standardov, ki pomagajo standardizirati procese v podjetjih in prav tako pomagajo podjetjem, da vodijo ustrezne evidence. Podjetja morajo razumeti, kateri standardi veljajo za njihovo poslovanje, in uporabljati ukrepe za nadzor dokumentov, da bi zagotovili upoštevanje teh standardov.
Minimiziranje dokumentov
Kontrola dokumentov pogosto poskuša zmanjšati ali odstraniti papirne dokumente, tako da imajo dokumenti manjši vpliv na okolje in zmanjšajo stroške podjetja, pravi Intelex.
Dostopnost
Enostaven dostop je tudi pomemben vidik pri obravnavi dokumentov. Podjetja bodo imela lažji čas, da bodo informacije posodabljale, če bodo na primer zlahka dostopale do teh informacij z interneta.
Kategorizacija
Dokumenti morajo biti organizirani v logične kategorije. Na ta način lahko najdete ustrezne dokumente za dano situacijo. Ti dokumenti so pogosto organizirani v kategorije, kot so politika, postopek, delovno navodilo in obrazci in zapisi, v skladu z 9000 World. ISO zahteva, da so ustrezni dokumenti na voljo po potrebi.
Strokovno znanje
Dokumente je treba podrobno pregledati, preden so dokončani. V mnogih primerih je treba te dokumente pregledati več kot ena oseba, tako za namene nadzora kot za zagotovitev, da se napake ne dosežejo z dodatnim očesom, da bi ujeli napake, glede na 9000 World. Cikel pregleda mora vključevati delavce, ki so vključeni v določene dokumente, in menedžerje, ki jih nadzorujejo, saj bodo imeli več strokovnega znanja in bodo lahko razumeli napake. ISO zahteva, da se dokumenti odobrijo pred izdajo.
Stanje revizije
Standardi ISO zahtevajo, da se dokumenti po potrebi pregledajo in posodabljajo. Pogoji v določenem podjetju se bodo neizogibno spremenili, posodobitve pa je treba dodati logičnim dokumentom. Stanje revizije mora biti v dokumentu, glede na 9000 World. Ta stanja vključujejo osnutek, pregled in odobritev. Zastareli dokumenti, ki jih podjetje iz kakršnega koli razloga hrani, morajo biti označeni kot zastareli.
Čitljivost
Dokumenti morajo biti vedno berljivi in dostopni tistim, ki jih potrebujejo, v skladu z 9000 World. ISO zahteva, da se dokumenti posodobijo, ko prejmejo obrabo ali poškodbe.
Distribucija
Ne samo, da je treba nadzorovati dokumente, ki izvirajo iz podjetja, ampak tudi dokumente, ki izvirajo iz države, v skladu z 9000 World. Številni dokumenti, kot so uporabniški dokumenti za izdelke in stroje v lasti podjetja, morajo biti jasno označeni in razdeljeni pravim posameznikom v podjetju.
