Seveda vsi poznamo naše abc-e in mislimo, da lahko vnesemo ok, ker po abecedi Adam pride pred Ant. Ampak kam gre AWC Company? Po Antu? V pisarni, v katerem delam, so dokumenti in datoteke pogosto napačni, kar otežuje iskanje potrebnih dokumentov. Z nekaj preprostimi pravili boste lahko vpisali vse na pravo mesto.
Isto priimek, drugo ime. Enostavno, ko ima postavka, ki jo vložite, enako priimek, vendar drugo ime, je nalog za vpis določen s prvim imenom. Adams, John bo prišel pred Adamsa, Sam v tvojo omarico.
Isto priimek, isto ime. Malo težje, vendar je treba upoštevati še druge stvari. Če je začetnica, potem je vrstni red določen z začetnim, tako da je Adams, John B. pred Adamsom, John D. Če ni začetnega, potem uporabite stanje, v katerem se nahaja oseba ali podjetje, in če je to isto, nato uporabite mesto, sledijo mu ulica in na koncu številke ulic. Delo od večjega območja do bolj specifičnega območja pri določanju naročilnice.
Začetni. Začetnice, kot so tiste, ki se uporabljajo v imenu podjetja, se štejejo, kot da je vsaka črka ločena beseda. Torej, če postavljate datoteko za AWC Company, bo prišla pred Adam Company, ker se vsaka črka v prvem podjetju obravnava kot ločena beseda. Sama »A« je pred daljšo besedo vložena po abecedi.
Zmedejo imena podjetij. Kako vložite Paul Smith Company? Pod Paulom ali Smithom? Kadar gre za imena podjetij ali trgovskih imen, datoteko po imenu. Torej je Paul Smith vložen pod P za Paul in ne za Smitha.
Številke in okrajšave. Ti so vloženi, kot da so napisani. Restavracija 3 sestre je vpisana pod T za tri. Cerkev svetega Jožefa je vložena, kot da so bili zapisani sveti. Torej bo datoteka za cerkev svetega Jožefa postavljena pred Sam's Diner, ker Sai prihaja pred Samom.
Nasveti
-
To so standardne prakse vložitve. Vendar pa računalnik ne nastavi datoteke na ta način. Računalnik prebere vsako ime dobesedno, tako da bo Adam Company v 3. koraku pred AWC Company, če med črkami ni presledkov. Računalnik bo prav tako dal številke pred črkami in ne meni, da je sv. Če sestavljate računalniški seznam in želite, da je skladen z vašim arhivskim sistemom, morate ustrezno vnesti elemente, da bo računalniška vrsta enaka. Zato morate med črkami v A W C Company vstaviti presledke, izpisati številko 3 in tako naprej.
