Splošno sprejeta računovodska načela, ki se pogosto imenujejo GAAP, so standardi, ki jih večina poslovnih računovodij upošteva. Z uporabo enakih načel lahko vsa podjetja zagotovijo, da revizorji lažje upoštevajo njihove račune. GAAP zahteva, da se plače navedejo kot odhodek, a ker podjetja ne plačujejo delavcev vsak dan, morajo računovodje prilagoditi knjige za obračun plač, ki še niso bile plačane ob koncu obračunskega obdobja.
Obračunani stroški
Plače se štejejo za vnaprej vračunane stroške po GAAP. Plače se kopičijo v celotnem plačilnem obdobju, dokler delodajalec ne izplača zaposlenega. Tako računovodje navedejo plače kot obračunane stroške in navedejo plače, ki še niso bile plačane v času poročanja kot „plačljive plače“, tako da so bilanca in plače v knjigovodstvu ustrezno sporočene, tudi če še niso bile plačane.
Konec leta
Če zaposleni na koncu enega leta zaslužijo plačo, vendar do naslednjega leta ne dobijo plače, morajo računovodje upoštevati plačo v decembru in januarju v knjigovodskih knjigah. Računovodja v decembru navede skupni znesek plače kot odhodek in ga nato prenese v januar kot plačo. Januarja je računovodja nakazal plačo, ki jo je prejel januarja, kot odhodek, nato pa izpiše plačo, ki se izplača od decembra, da bi pojasnila, od kod prihaja vsak del dolgovane plače. Na primer, če zaposleni v decembru zaslužijo 5.000 dolarjev in nato 8.000 dolarjev v prvem tednu januarja, je v decembru 5.000 dolarjev plačanih in v januarju 8.000 dolarjev kot plače, medtem ko je 5000 dolarjev plačan za plačilo plače za 13.000 $.
Upoštevanje
Plače je treba prikazati kot vnaprej vračunane stroške, ker večina podjetij dnevno ne plačuje zaposlenih. Tako vsak dan, ko zaposleni delajo, akumulirajo plačo, ki jim mora biti izplačana na dan plačila. Zbrana plača tako postane obveznost, dokler je družba ne odplača. Če bi družba vsakodnevno plačevala zaposlene, bi bila plača navedena kot neposredni odhodek in ne kot obračunani odhodek.
Povzetek zahteve
GAAP zahteva, da računovodja navede povzetek vseh plač kot eno postavko, namesto da bi vsako posamezno plačo naštel kot individualno odgovornost. Zaradi tega je računovodstvo jasnejše. Na primer, računovodje navedejo skupno odgovornost v višini 8.000 USD, če vse zaposlene dolgujejo 8.000 $, namesto da navedejo natančno vrednost vsake plače, ki jo podjetje dolguje različnim zaposlenim.
