Za večino ljudi je razočaranje del življenja. Občutek je tako običajen, da mnogi ljudje pogoltnejo čustva brez pritožbe, počasi hranijo naraščajočo zbirko zamere. Lahko bi se izgovarjali za kršiteljevo stranko in jim povedali, da delajo najboljše, kar lahko. To je lahko res, toda majhna konstruktivna kritika nikoli ne škodi nikomur. Podjetja in drugi subjekti, ki prejemajo pisma razočaranja, se kmalu zavedajo, da je v njihovem najboljšem interesu, da naredijo prostor za izboljšave. Kot pravi pregovor, "Squeaky wheel dobi maščobo."
Organizirajte dejstva. Oseba ali podjetje, ki ga pišete o razočaranju, ne morejo izboljšati svojih poslovnih ali osebnih praks, če ne pojasnite, kako so vas razočarali. Preden napišete pismo, navedite seznam primerov, v katerih ste se počutili razočarani, organizirani v kronološkem vrstnem redu. Če imate uradno dokumentacijo iz drugih virov, si pred začetkom svojega pisma tudi pišite.
Navedite svoje pritožbe. Jasno razložite, kakšna so bila vaša pričakovanja in kako niso bila izpolnjena. Po potrebi uporabite dokumentacijo iz drugih virov.
Razložite, kako ste se počutili zaradi nevšečnosti. Na primer, če pišete podjetju za hitro prehrano o ponavljajočih se storitvah za stranke, pojasnite, da se počutite, kot da se vaš denar in pokroviteljstvo ne cenita v njihovi organizaciji.
Bodi prijazen.Ne pozabite, da je cilj vašega pisma pomagati osebi ali organizaciji, da se izboljša, ne pa jih poslabša. Samo izpostavljate načine, na katere menite, da lahko delujejo bolje. Ko pišete pismo razočaranja podjetju, ne pozabite, da oseba, ki bere pismo, verjetno ne bo oseba, s katero imate pritožbo. Ne bodite nevljudni ali grdi; ohranite ton pisave ali vsaj profesionalnega.
Podajte predloge za izboljšanje. Zdaj, ko ste opozorili na težavo, pomagajte tako, da jih usmerite proti rešitvam.
Predstavite svoje zahteve. Če menite, da si zaslužite povračilo za svoje izkušnje, je pismo razočaranja pravo mesto. Ne glede na to, ali v prihodnosti zahtevate neposredno povračilo ali diskontirano ali brezplačno storitev, navedite, da bo izpolnjevanje vaših zahtev veliko pripomoglo, da vas ohranimo kot stranko.
Vnesite črko. Profesionalna predstavitev vašega razočaranja bo prejemniku znala, da ste resni.
Naredite kopije pisma. V primeru, da je vaše pismo izgubljeno, postane vprašanje spora, ali postane prvo v dolgi verigi pisem razočaranj, bi morali imeti kopijo za svoje zapise. Če s svojim pismom vključite tudi druge dokumente, naredite kopije teh dokumentov in jih pošljite. Originalne dokumente vedno hranite zase.
