Notranje kontrole so pregledi, postopki ali smernice za zaščito in zaščito poslovnih in finančnih informacij podjetja. Lastniki podjetij in upravljavci so odgovorni za razvoj in izvajanje notranjih kontrol, da bi znižali stroške ter zmanjšali ali preprečili težave. Zaloge predstavljajo drago in veliko fizično sredstvo za večino podjetij. Notranji nadzor je potreben za popis, ker podjetja le redko preživijo, če stalno izgubljajo zaloge do kraje, kvarjenja in zastarelosti.
Sistem inventarja
Sistemi popisa so računovodske metode za upravljanje finančnih transakcij v zvezi s fizičnimi zalogami podjetja. Dva skupna sistema sta periodični in večni sistemi. Periodični sistemi popisa knjigovodsko evidenco enkrat mesečno ali četrtletno posodabljajo. Boljša in bolj kontrolna metoda je sistem stalnega inventarja, ki posodobi zaloge po vsakem nakupu, prodaji in prilagoditvi. Sistemi inventarja dajejo lastnikom in upravljavcem boljšo predstavo o stroških inventarja in njegovih učinkih na bilanco stanja, kar je pomemben del notranjih kontrol.
Postopek naročila
Notranje kontrole ustvarjajo posebne omejitve za postopek naročanja v podjetju. Lastniki in upravljavci običajno delijo naloge za naročanje inventarja med več zaposlenimi. To zagotavlja, da posameznik ne naroči zalog in ga ukrade, ko pride v skladišče podjetja. Pomembno je tudi ločevanje naročilnice in plačilnega postopka, saj bi lahko delavec »naročil« inventar iz ponarejenega podjetja in plačilo poslal poštnemu predalu, ki ga je najel zaposleni.
Shranjevanje
Skladiščenje je postopek nadzora fizičnega inventarja. Podjetja morajo najti varna skladišča in distributerje, zato inventar ni ukraden ali poškodovan. Ustrezno skladiščenje zagotavlja tudi, da ima podjetje dovolj prostora za pravilno sprejemanje in skladiščenje zalog. Podjetja morajo imeti dovolj prostora za vožnjo viličarjev, premikanje palet in omogočanje delavcem, da varno hodijo skozi skladišče, ne da bi poškodovali inventar.
Fizične vrednosti
Fizične številke usklajujejo računovodsko knjigo podjetja z dejansko količino zalog. Podjetja običajno uporabljajo število ciklov ali letno število inventarja za ta proces. Število ciklov je stalno število, pri katerem podjetja od zaposlenih zahtevajo, da vsak teden štejejo določeno število predmetov. Visoka vrednost ali priljubljeni predmeti so lahko stalna značilnost štetja ciklov, da se zagotovi, da te postavke niso vključene. Letno fizično štetje poteka enkrat letno, ko podjetje v celoti prešteje celoten inventar in ne tedenski postopek štetja.
