Tudi v tem trenutku instant komunikacijske tehnologije so uradna poslovna pisma še vedno pogosto napisana. Obstajajo številni razlogi, da se oseba ali podjetje lahko odloči, da napiše pismo, namesto da pošlje e-pošto ali faks. Pri pošiljanju poslovnega pisma morajo biti trije glavni deli - začetek, sredina in konec - pravilno napisani.
Začetek
Začetek pisma vsebuje informacije, ki niso neposredno povezane s sporočilom v pismu. Datum se prikaže na vrhu. Naslovi pošiljatelja in prejemnika so vneseni naslednji; če pa se naslov pošiljatelja pojavi v glavi ali nogi pisma, ga ni treba vnesti. Temu sledi referenčna črta - videna kot "RE:" - ki je del začetnega dela črke, ki se nanaša na sporočilo pisma. Sporočilo povzema v eni do osmih besedah. Po tem je treba pozdraviti ali pozdraviti naslovnika pisma. Ponavadi je v obliki "Spoštovani gospod" ali "Za koga se lahko ukvarja:" z dvopičjem po pozdravu; osebna pisma uporabijo vejico po pozdravu, vendar poslovna pisma vedno uporabljajo dvopičje.
Sredina
Sredina črke je bolj znana kot telo črke. Vsebuje osnovno sporočilo. Prvi stavek bi moral uvesti obravnavano temo. V nadaljevanju sledijo podrobnosti in točke. Nazadnje, obstaja zaključek. Telo pisma mora biti natančno in jedrnato. Osebni predmeti ali vprašanja med pošiljateljem in prejemnikom ne smejo biti vključeni kot del poslovnega pisma.
Konec
Obstaja nekaj osnovnih elementov pisma, ki predstavlja njegov konec. Ustrezen je zaključni pozdrav, kot je “S spoštovanjem” ali “S spoštovanjem”. Pod tem natisnete ime pošiljatelja. Naslov pošiljatelja vključite v isto vrstico kot ime ali neposredno pod njim. Med zaključnim pozdravom in imenom pošiljatelja pustite približno dva centimetra prostora; ta prostor je namenjen podpisu pošiljatelja. Če je pošiljatelj imel nekoga, ki je napisal in pripravil pismo, ga je mogoče potrditi pod imenom in naslovom pošiljatelja. To lahko storite na več načinov. Najpogostejši način je, da vtipkate začetniške številke pošiljatelja z velikimi črkami, vtipkate poševnico (/) in vnesete začetnikove priprave (npr. ABC / def). Na koncu pisma je treba navesti priloge. Vtipkajte besedo »priloga (3)«, pri čemer je številka 3 število ohišij, vključenih v pošiljanje.
Pošiljanje pisma
Črka je lepo zložena, da se popolnoma prilega ovojnici za poslovne prostore. Priloga ni pripeta na črko. Poslovna pisma imajo ime prejemnika in so napisana na kuverti in ne ročno. Veliko podjetij ima že natisnjene ovojnice, ki so oblikovane z logotipom in naslovom podjetja. To so najbolj profesionalni videz. Manjša podjetja lahko uporabljajo nalepke z vnaprej natisnjenimi naslovnimi nalepkami. Te so sprejemljive, kot tudi tipizirani povratni naslovi. Rokopis ni profesionalen in se ga je treba izogibati.
