Pregled organizacije lahko vključuje analizo vaših poslovnih funkcij, strukturo zaposlenih, operativne procese ali njihovo kombinacijo. Za lastnike malih podjetij je učinkovit organizacijski pregled vključeval pregled strukture in uspešnosti vaših oddelkov ali funkcionalnih področij ter pregledovanje zaposlenih na vsakem področju.
Pregled funkcionalne strukture podjetja
Če želite začeti organizacijski pregled, določite, kakšno vrsto organizacijske strukture imate. Veliko malih podjetij se začne z ravno strukturo, ki jo sestavljajo lastnik in več ključnih zaposlenih, ki sodelujejo pri upravljanju proizvodnje, trženja, prodaje, finančnih in kadrovskih dejavnosti podjetja. Ni nobenih menedžerjev, saj lastnik sprejme vse ali večino pomembnih odločitev. Ta struktura nima ravni zaposlenih, kot so direktorji, vodje in koordinatorji. Funkcionalna struktura deli vašo organizacijo glede na nalogo, kot so računovodstvo, kadri, proizvodnja, trženje in prodaja. Podjetja s to strukturo ustvarjajo oddelke z namenskimi menedžerji in hierarhijo zaposlenih. Da bi nadzorovali te oddelke in njihove vodstvene delavce, bi lahko podjetja ustvarila »C-Suite«, ki ga sestavljajo vodstvena ekipa z glavnim izvršnim direktorjem, glavnim operativnim direktorjem in glavnim finančnim uradnikom. Večja podjetja imajo bolj zapletene strukture, vključno z matričnimi in divizijskimi organizacijami, za upravljanje številnih zaposlenih, oddelkov, oddelkov in celo različnih podjetij, ki delujejo pod okriljem podjetja.
Preglejte svoj organizacijski diagram
Ko določite vrsto organizacijske strukture, ki jo imate, si oglejte vaš organizacijski diagram, ki je diagram vaših zaposlitvenih položajev, ki kažejo, kje dela, kdo dela za koga in "totemski pol" vašega podjetja. Primerjajte svoj organski diagram s svojo organizacijsko strukturo, da ugotovite, ali se vaša mesta učinkovito ujemajo z različnimi potrebnimi funkcijami. Na primer: Ali vaši prodajalci poročajo vodji trženja ali obratno, in kakšne koristi / težave to ustvarja? Ali vaš vodja proizvodnje nadzoruje vašega upravitelja distribucije ali pa delajo samostojno?
Analizirajte procese in postopke
Zdaj, ko ste pregledali svoja funkcionalna področja in zaposlene v njih, ocenite postopke in postopke, ki jih vaše podjetje uporablja za prevzem proizvodov in storitev od zasnove do dostave.Preučite ne le procese, ki jih vsak oddelek uporablja za opravljanje svojega dela, ampak tudi interakcije med oddelki. Na primer, ali imate brezhiben sistem za prodajalce, ki vnašajo naročila, vaš računovodski oddelek, nato pa pregledujejo kredit in potrjujejo nove stranke, vaša naročila za polnjenje skladišča in pošiljanje ter računovodska služba pošilja račune?
Preglejte finančna sredstva
Če nimate glavnega proračuna, ga ustvarite, da določite vpliv vaših operacij na vašo spodnjo vrstico. Glavni proračun je finančno orodje, ki združuje vaš letni proračun, glavno knjigo, izkaze denarnih tokov, izkaze poslovnega izida, bilanco stanja in poročila o terjatvah. Seznam vaših glavnih stroškovnih področij, kot so delo, material, administracija ali trženje. Ugotovite, ali jih lahko zmanjšate z izboljšano organizacijsko strukturo ali preusmeritvijo osebja ali boljšimi postopki in postopki. Razvrstite vire prihodkov in profitne centre ter ugotovite, ali lahko organizacijske ali kadrovske spremembe izboljšajo uspešnost na teh področjih.
Izdelajte priporočila
Ko ste analizirali svojo poslovno strukturo, organigram, postopke in postopke, navedite področja za izboljšave in podajte predloge. Sestavite se z vsakim vodjem oddelka posebej, da pregledate svoje ugotovitve. S povratnimi informacijami vodij organizirajte skupinsko srečanje vaših vodij, da razpravljate o svojih ugotovitvah in jih prosite za njihov prispevek. Povejte jim svoje cilje, kot so zmanjšanje režijskih stroškov ali stroškov proizvodnje, zmanjšanje odpadkov, povečanje prodaje ali zmanjšanje časov dostave, povračil ali pritožb strank. Uporabite povratne informacije skupine, da ustvarite končno poročilo in priporočila.
