Ustvarjanje ponovljivih poslovnih procesov je pomemben del izgradnje in delovanja učinkovite organizacije. Dobro zasnovani in dokumentirani poslovni procesi so ključnega pomena za uspeh poslovnih dejavnosti, ne glede na to, ali je podjetje majhno podjetje z dvema ali tremi osebami ali velika korporacija z več sto tisoč zaposlenimi. Podjetja, ki ne vzamejo časa in skrbijo za ustvarjanje ponovljivih procesov, tvegajo težave s kakovostjo in doslednostjo.
Opredelitev
Pretok poslovnih procesov je način vizualizacije in dokumentiranja korakov v poslovnem procesu. Diagram poteka dokumentira vnose ali zahteve po informacijah, izdelkih ali drugih rezultatih; postopkovne ukrepe za izpolnitev te zahteve; in izhod ali rezultat, ki ga ustvari vhod.
Komponente
Osnovni sestavni deli toka poslovnega procesa so vhodi in izhodi, ki jih navadno označujejo ovali. Nekatere metodologije uporabljajo kroge, da označujejo vhod ali izhod. Oboje / ali odločitve so označene z diamantnimi škatlami. Postopki postopka so označeni s pravokotniki v diagramu poteka. Nekateri tokovi uporabljajo puščične puščice za vizualno označevanje smeri poteka postopka. V nekaterih primerih se spremenjena polja uporabljajo za označevanje stvari, kot je proceduralni korak, ki zahteva izvedbo poddejavnega procesa. Podprocesi so dokumentirani z ločenimi tokovi poslovnih procesov.
Orodja
Orodja, ki se uporabljajo za ustvarjanje procesnih tokov, segajo od razširitev pretočnih grafikonov v urejevalnikih besedil do namenske programske opreme, kot je Visio ali Calligra Flow. Programska oprema za načrtovanje virov podjetja (Enterprise Resource Planning) je pogosto namenjena izdelavi modulov za načrtovanje tokov, ki so povezani z drugimi moduli za načrtovanje virov, s čimer zagotavljajo, da so potrebe Kanban ali Just In Time dobave izpolnjene.
Metodologije
Metodologije pretoka poslovnih procesov zagotavljajo skladnost med poslovnimi procesi za določeno organizacijo. Večina metodologij temelji na izbiri določenega sistema ERP ali sistema za prikazovanje tokov. Za organizacijo je običajno, da opredeli metodologije, ki podpirajo njene edinstvene poslovne prakse, kot je vključitev podatkovnih struktur v procesni tok.
Osebje
Ustvarjanje procesnih tokov je specializirano področje. V dobro izpeljanih poslovnih procesih, razvoju, dokumentaciji in projektnih strokovnjakih - pogosto tehničnih piscih - pišejo in razvijajo točne in uporabne poslovne procesne tokove s svetovanjem in pogovori s strokovnjaki. Ljudje, ki so tesno vključeni v poslovni proces, imajo pogosto težave z oddaljevanjem od svojega dela procesa in s pregledovanjem celotnega poslovnega procesa z organizacijskega vidika. Z vključevanjem strokovnjakov v dokumentiranje poslovnih procesov organizacija zagotavlja ustvarjanje tokov poslovnih procesov, ki bodo koristili organizaciji kot celoti, namesto da bi bili usmerjeni v določen del organizacije.
