Račun je dokument, ki ga dobavitelj pošlje kupcu skupaj s pošiljko blaga. Določa postavke, ki so vključene v dobavo, in znesek, ki se jim dolguje. Izjava je posodobljeno poročilo o tem, kaj stranka še vedno dolguje prodajalcu na račun.
Razlike v nameri
Glavni namen računa je, da kupca prosi za plačilo. Račun tudi obvesti kupca o stroških za vsako postavko, ki je vključena v naročilnico. Prodajalčevo sporočilo je, zakaj kupec dolguje določen znesek. Glavni namen izjave je prisiliti kupca k plačilu na račun. Medtem ko izjava vključuje najnovejše dajatve, pa tudi obvesti kupca o zneskih, ki so še vedno dolgovani pri prejšnjih nakupih.
Elementi računa
Tipičen račun vključuje številne elemente, povezane z določenim naročilom. Na vrhu računa je glava z naslovom računa, kontaktni podatki prodajalca in ime in številka stranke. Ima tudi številko računa za namene sledenja. Datum nakupa, ime izdelka, številka izdelka, naročila količine in stroški na enoto so razčlenjeni za vsako naročeno blago. Vmesni seštevek za vse kupljene postavke, znesek prometnega davka in končni znesek se običajno prikaže na dnu računa. Ima tudi informacije o plačilnih pogojih in naslovu za plačilo.
Elementi izjave
Izjava običajno ni tako zapletena ali podrobna kot račun. Prikazuje datum vsake transakcije, evidentirane v obdobju izkaza. Nekatera podjetja vključujejo le neplačane zneske v izkazih, medtem ko druge izkazujejo vse transakcije v danem obdobju. Številka računa in skupni znesek računa iz vsakega računa sta razčlenjeni v izpisku. Te informacije strankam omogočajo, da poravnajo plačane in neplačane račune na izpisku na račune in potrdila. Izjava vključuje tudi plačilne pogoje in podatke o nakazilu.
Datumi in plačila
Račun običajno vključuje datum obdelave ali pošiljanja naročila ter datum zapadlosti plačila. Izjava ima "datum izpisa", ki je dan, ko je bil izkaz končan in poslan kupcu. Za kupce je najbolje, da redno plačujejo dolgove, ko pride račun, namesto da bi čakali na izjave, svetuje računovodja Harold Averkamp. Izjave so včasih izdane pred obdelavo plačil. Tako se z doslednim plačevanjem računov izognete zmedi glede tega, ali je bilo ob prihodu izjave plačano ravnovesje.
