Učinkovita poslovna pisma so pomembno orodje v arzenalu vsakega podjetnika. Ne glede na to, ali je namenjeno prodaji izdelka ali storitve ali pa preprosto predstavi samega pisatelja, mora imeti učinkovito poslovno pismo nekaj osnovnih značilnosti, da lahko bralec odgovori pozitivno. V pismu mora prejemnik poklicati k dejanjem in ga prepričati, naj stori, kar želi pisatelj. Vse učinkovite poslovne pisma imajo določene skupne lastnosti.
Popolne informacije
Učinkovito poslovno pismo ima vse informacije, ki jih mora bralec ustrezno ukrepati. V pismu je jasno navedeno, od kje je pismo in kje in kako se odzvati. Navaja, kaj je pismo, ko je treba ukrepati, kje je treba ukrepati in zakaj je treba ukrepati zdaj. Poslovno pismo je polno informacij in ne pušča ničesar. Ima jasen poziv k dejanju in sporoči prejemniku, kako naj izvede to dejanje.
Kratkost
Učinkovito poslovno pismo ni cvetlično ali okrašeno. Je rezervna in do točke. Ni zapravljenih besed. Jezik je jedrnat, saj je bralcu prepuščeno le potrebno informacijo. Poslovno pismo ni kraj, kjer bi lahko prikazali velike besede ali poezijo. Učinkovita poslovna pisma so kratka in natančna.
Koristi, ne funkcije
Učinkovita poslovna pisma se osredotočajo na koristi za prejemnika, ne pa na lastnosti izdelka ali informacij. Odgovori bralcu na vprašanje: "Kaj je v njem zame?" Poslovno pismo upošteva časovne omejitve bralca in potrebe, ki jih bralec prinaša na mizo. Poskrbi za njih, tako da bralcu omogoča, da sprejme želeno dejanje. Poslovna pisma se osredotočajo na to, kako lahko pisatelj pisem pomaga bralcu, ne pa zakaj bi bralec moral pomagati pisatelju.
Specifičnost
Pri pisanju poslovnih pisem uporabljajte določen jezik. Bralcem natančno povejte, kaj lahko pričakujejo od izdelkov, storitev ali podjetij. Ne uporabljajte nejasnega jezika, ki bi jih lahko pustil ugibati. Uporabite primere, če je potrebno, da dodatno pojasnite jezik, da bo bralcu jasno, da je poslovno pismo jasno. Če je obljuba dana v pismu, se prepričajte, da lahko podjetje to podpre. Prav tako uporabite glagole, ki delujejo, namesto pasivnih glagolov, da zagotovite moč svojih stavkov.
Jasnost
Izogibajte se uporabi žargona, razen če je to nujno potrebno za jasno sporočanje. Pomembno je, da natančno pojasnite, kaj ponuja pismo in kaj to pismo zahteva od bralca. V nasprotnem primeru bralec ne more sprejeti zahtevanega ukrepa in pismo ne bo učinkovito. Uporabite jasen, močan jezik, da poudarite, kaj naj bralec počne po branju poslovnega pisma. Za spodbujanje bralca k ukrepanju priporočamo kratke stavke z močnimi glagoli.
Bonton
Bodite prepričani, da sledite ustrezno etiketo v poslovnih pisem. Poskrbite, da boste našli pravilno ime in črkovanje osebe, ki bo prejemala pismo. Njihovo ustrezno obravnavanje. Odgovorite na vsa pisma, ki zahtevajo vrnitev. Po pravilnem bontonu poslovna oseba pokaže, da ima ustrezno spoštovanje do osebe, ki ji piše. To spoštovanje lahko veliko prispeva k temu, da bi bralec pisma prevzel poziv k ukrepanju.
Pravilnost
Od oblikovanja pisma do primernosti prejemnika mora poslovno pismo udariti v več pravilnih opomb, da bi bilo učinkovito. Prepričajte se, da je poslana ustrezni osebi, v ustreznem oddelku, v pravo podjetje. Prepričajte se, da bo pismo naslovljeno na pravo osebo, da sprejme ukrep, ki ga zahteva pismo. Preberite pismo in presodite, ali je jezik pravilen za osebo, ki jo pošiljate - ne preveč formalen ali neformalen. Ko ste pripravljeni, da jo pošljete, še enkrat preverite oblikovanje še enkrat za napake.
