Organizacijske spremembe so težke, toda kar je še težje, je obveščanje zaposlenih o spremembah. Mnogi menedžerji so zaskrbljeni zaradi pravilnega tona pri začetni napovedi, vendar je treba razmisliti tudi o številnih drugih vprašanjih. Odgovor na vprašanja zaposlenih, odzivanje na njihove skrbi in ohranjanje komunikacije v negotovih časih so ključni elementi pri napovedovanju in izvajanju sprememb.
Pripravite jasen komunikacijski načrt. Naredite seznam vsega, kar je potrebno sporočiti zaposlenim o organizacijskih spremembah. Predvidite vprašanja, ki jih imajo zaposleni o spremembah, in bodite pripravljeni odgovoriti nanje. V začetno obvestilo vključite točke, ki jih boste obravnavali, in kako boste še naprej komunicirali z zaposlenimi o spremembah, ko se bodo začele dogajati. Delite ali ustvarite ta načrt z drugimi na vodstvenih položajih, da boste zaposlenim zagotovili dosledna sporočila v celotni spremembi.
Razložite zaposlenim, kaj je spodbudilo organizacijske spremembe. Razložite kakršne koli specifične težave, s katerimi se srečuje podjetje, vključno s tem, kako in zakaj jih je treba obravnavati. Če podjetje trpi zaradi nizkih dobičkov, povečanih stroškov ali slabe morale zaposlenih, to pojasnite zaposlenim.
Zaposlenim določite, kako bodo organizacijske spremembe izboljšale podjetje. Poudarite, kako bo to pozitivno vplivalo na podjetje kot celoto (s povečanjem dobička ali izboljšanjem ugleda podjetja). Poudarite, kako bodo te spremembe koristile posameznim zaposlenim. Še naprej poudarjate koristi načrta tudi po objavi.
Zaposlenim dajte časovni okvir za spremembo. Povejte jim, kdaj se bodo spremembe začele in kako dolgo bodo trajale. Če niste prepričani o natančnem časovnem okviru, bodite pošteni in pustite zaposlenim vedeti, kdaj lahko pričakujejo odgovor.
Delite svoje dvome in vprašanja. Če obstajajo informacije o spremembi, ki so zaupne ali še niso bile rešene, obvestite zaposlene, da jim boste lahko povedali več, ko boste lahko, in jim poskusite dati čas, ko lahko pričakujejo odgovor za zmanjšanje špekulacij.
Zaposlenim omogočite, da postavljajo vprašanja ali izražajo dvome ali težave, ki jih imajo s spremembami. Zaposlene povabite, naj z vami ali drugim vodstvom redno govorijo o kakršnih koli pomislekih, ki jih imajo med postopkom. Odgovorite na težka vprašanja tako pošteno, kot lahko.
Pogosto komunicirajte z vodji in zaposlenimi, ko pride do sprememb. Navedite nove informacije, ki se pojavijo takoj. Obvestite zaposlene, če se načrt spremeni in pojasnite, zakaj se je spremenil. Bodite čim bolj odprti v celotnem procesu, tako da zaposleni ne bodo čutili, da so v temi.
