Vodja pisarne, ki je včasih znana kot receptorka ali pisarna, zapolni veliko število vlog. Ta položaj, s katerim se soočajo stranke, ki se običajno nahaja v gostinskem sektorju, služi tako vmesništvu s strankami kot tudi opravljanju poslovnih dolžnosti. Čeprav se odgovornosti in odškodnine precej razlikujejo od organizacije do organizacije in celo v podjetjih, imajo številni vodje uradov na sprednjem delu več osnovnih dolžnosti.
Uporabniški vmesnik
Vodje pisarn so pogosto v stiku s strankami, pogosto jih pozdravljajo, ko vstopajo v podjetje, odgovarjajo na vprašanja in ustvarjajo prodajo. V skladu s splošnim opisom delovnega mesta, objavljenim na spletni strani Career Builder na spletnem mestu za zaposlitev, vodje pisarn lahko prejemajo in obdelujejo plačila od strank in po potrebi zagotavljajo potrdila. V nekaterih primerih, po mnenju Career Builder, vodje uradov spredaj tudi rešujejo problematične stranke ali goste in nagovarjajo ustrezno varnostno osebje, ki se ukvarja z vprašanji varnosti strank. Odvisno od organizacije lahko upravitelj sprednje pisarne sodeluje z vsemi gosti ali samo s tistimi, ki so občutljivi ali pomembni.
Office Management
Front office menedžerji zagotavljajo, da je pisarna podjetja še naprej učinkovita. Vodenje urada lahko vključuje analizo izdatkov za zmanjšanje stroškov, v skladu z opisom delovnega mesta, objavljenim na spletni strani hotela Mule, nekateri vodje pa pregledujejo dnevne dnevnike, da ohranijo ozaveščenost o poslovnih dejavnostih. Vodje pisarn morajo poznati običajne pisarniške aplikacije, kot so preglednice in urejevalniki besedil. V skladu s spletnim mestom za zaposlovanje The Job Fool lahko zaposleni na tem položaju uporabljajo tudi lastniške sisteme podjetja za vzdrževanje poslovanja.
Upravljanje uporabniške izkušnje
Zaposleni na položaju vodje poslovalnice imajo precejšnjo odgovornost za to, da stranke in gostje dobijo zgledno storitev. Poleg preproste interakcije s strankami in reševanja varnostnih vprašanj vodje prednjih pisarn delujejo tudi kot enotna kontaktna točka za pritožbe strank in zaostrena vprašanja. Vodje pisarn lahko odobrijo promocijske cene kot odziv na pogajanja s strankami, v skladu z opisom delovnega mesta, objavljenim v hotelu Mule, nekateri upravitelji sprednjih pisarn pa so pooblaščeni za odobritev popustov, kreditov za storitve ali brezplačne storitve za nezadovoljne goste. Vodje pisarn lahko sodelujejo tudi z drugimi skupinami v podjetju, kot so gospodinjstvo in vzdrževanje, da zagotovijo, da gostje ob prihodu vidijo čisto in popolnoma delujočo lastnino.
Nadzor osebja
Glede na organizacijo so lahko vodje pisarn odgovorni za nadzor članov hotelskega osebja. Nadzorniške naloge, v skladu z The Job Fool, lahko vključujejo razporejanje osebja, da se zadovolji povpraševanje strank, načrtovanje in dodeljevanje dela ter razvoj komunikacij zaposlenih. Vodje pisarn lahko načrtujejo in izvajajo redne sestanke osebja in celo sodelujejo z vodji drugih oddelkov, da zagotovijo dokončanje organizacijskih nalog. V nekaterih primerih zaposleni v tem položaju razvijajo in izvajajo usposabljanje, da bodo zaposleni spremljali spreminjajoče se poslovne prakse.
