Računovodski informacijski sistem vzame vse podatke in številke iz finančnih evidenc organizacije in jih razvrsti v urejeno strukturo. Računovodski informacijski sistem služi trem osnovnim funkcijam: zbirati in obdelovati podatke, zagotavljati informacije nosilcem odločanja v organizaciji in zagotoviti, da računovodsko osebje natančno beleži informacije in varuje podatke.
Zbiranje in obdelava
V fazi zbiranja računovodskega informacijskega sistema računovodje ali knjigovodje med drugimi transakcijami zbirajo in evidentirajo podatke iz prodaje gotovine, terjatev, nakupov denarja, obveznosti in plač. V računalniških sistemih programska oprema obdeluje vse bremenitve in kredite v popolno podatkovno bazo.
Poročila za upravljanje
Računovodsko osebje razpošlje poročila poročevalcem v organizaciji, kot so vodje prodaje in trženja, vodje proizvodnje, finančni menedžerji in vsi vodje oddelkov. Poslovodstvo informacije, pridobljene iz računovodskega informacijskega sistema, uporablja za analizo tekočega poslovanja in finančnega stanja organizacije ter načrtovanje in postavitev ciljev za prihodnost. Na primer, bilanca stanja, ustvarjena iz sistema, lahko upravljavcem, lastnikom, upnikom in vlagateljem pokaže, kje organizacija finančno stoji v določenem trenutku.
Točnost in varnost
Omejitev števila oseb, ki imajo dostop do sistema, najbolje dosega tretjo funkcijo računovodskega informacijskega sistema - da zagotovi, da podjetje pravilno obdrži pravilne podatke. Voditelji organizacije se morajo odločiti, kdo bo to. Na primer, usposobljeni uradniki, knjigovodje ali računovodje potrebujejo dostop, da preverijo in vnesejo podatke v sistem in ustvarijo poročila. Drugi sodelavci organizacije, tako notranje kot zunanje, običajno nimajo potrebe po manipulaciji podatkov.
Vrste sistemov in vključeno
Podjetja običajno informatizirajo računovodski informacijski sistem v vseh, razen v najmanjših organizacijah. Uporabniki računalnikov vnesejo podatke v programe, ki zaključujejo izračune in razvrščajo vnose v ustrezne kategorije. Sistem lahko nato ustvari različne vrste poročil, odvisno od zahteve uporabnika. Informacijski sistem vključuje vse korake v obračunskem ciklu, papirna dokumentacija, ki dokazuje transakcije, kot so delovni nalogi, računi in računovodski izkazi, postane del sistema. V manjših podjetjih, kot je mama-in-pop operacija, kjer pride do nekaj transakcij, lahko podjetje ročno vzdržuje računovodski informacijski sistem. Tudi računovodja uporablja celoten obračunski cikel in iz rezultatov konstruira ročna poročila.
