Z veliko podsekcijami računovodstva obstajajo trdna in hitra pravila in predpisi v smislu organizacije in kaj je in kaj ni dovoljeno. To ne velja za računovodske informacijske sisteme. Preprosto je preveč mnenj o tem, kaj je AIS in kaj ni. Kar razlikuje AIS od drugih informacijskih sistemov, so pravne in poklicne obveznosti, ki jih imajo vodstvo podjetja in računovodje.
Tokovi informacij
Ena od značilnosti AIS je pretok informacij. Tukaj je prikazano z uporabo piramide z upravljanjem na vrhu, srednjim vodstvom tik pod njim, upravljanjem operacij pod njim in operacijskim osebjem, ki predstavlja osnovo za pretok informacij. Informacije o delovanju podjetja se s pomočjo osebja dvigajo navzgor na vse ravni upravljanja. Najvišje vodstvo je odgovorno do delničarjev ali lastnikov družbe za informacije, ki jih prejmejo. K informacijam o uspešnosti podjetja prispevajo kupci in dobavitelji, s katerimi ima operativno osebje vsakodnevne stike. Z uporabo teh informacij najvišje vodstvo filtrira informacije o proračunu podjetja in navodila o tem, kako spremeniti ali izboljšati vsakodnevne interakcije s strankami in dobavitelji. Informacije dobaviteljev in strank so znane kot zunanji informacijski tokovi. Tisti, ki izhajajo iz osebja, vodstva in upravljanja, so znani kot notranji informacijski tokovi.
Obdelava transakcij
Druga značilnost AIS je pri obdelavi transakcij. AIS obdeluje dve različni vrsti transakcij. Finančna transakcija, ki je vsaka transakcija denarne narave, ki vpliva na sredstva ali delnice poslovne organizacije. Nefinančna transakcija je odločitev, ki sicer ni merjena monetarno, ampak lahko vpliva na splošno računovodsko zdravje družbe. Na primer, če se podjetje odloči za zamenjavo dobavitelja zaradi znatnega zvišanja cen od trenutnega dobavitelja, takojšen učinek ni finančnega značaja, dokler se ne vloži prvo naročilo.
Vse transakcije se vnesejo v računovodski informacijski sistem z namenom vplivanja na odločanje najvišjega vodstva. Če se najvišje vodstvo zaveda prihodnjega povečanja stroškov, davkov ali potencialne izgube strank, je mogoče sprejeti odločitve za preprečevanje negativnih posledic prihodnjih dogodkov.
Model AIS
Tipični model AIS ponazarja te značilnosti in vključuje tri različne korake pri ravnanju z informacijami. Prvi je zbiranje podatkov. Šteje se, da je najpomembnejši od vseh treh korakov, saj če napake ne odkrijejo, lahko sistem ustvari nezanesljiv izhod. Dve glavni zahtevi postopka zbiranja podatkov sta, da so uporabljeni podatki ustrezni in učinkoviti. Pomembnost podatkov je treba v fazi zbiranja podatkov pretehtati, da bi iz sistema izločili vsa nepomembna dejstva. Učinkovitost vključuje zbiranje istega niza podatkov samo enkrat. Če tega ne storite, pride do nepotrebnih podatkov. Drugi korak je pri obdelavi podatkov ali poskusu organiziranja podatkov tako, da lahko poslovodstvo odloča o finančnih odločitvah družbe. Primer za to je uporaba podatkov o prodaji za napoved prihodnjih prodajnih pričakovanj. Na podlagi teh pričakovanj je mogoče sprejeti odločitve glede kadrovskih zahtev. Tretji korak je dejanska generacija informacij, ki vodijo k odločanju. Ne glede na to, ali odločitev temelji na finančnih ali nefinančnih transakcijah, lahko odločitev vpliva na vsakodnevno poslovanje podjetja in po možnosti na finančni izgled podjetja.
