Notranje kontrole zagotavljajo sistem preverjanj in ravnovesij, ki preprečujejo namerne ali nenamerne napake pri vnosu podatkov, goljufije in kraje. Močan sistem notranjih kontrol mora zagotoviti, da noben zaposleni ali skupina zaposlenih ne vzdržuje preveč nadzora ali vpliva na denarne tokove, finančne podatke, zaloge in druga poslovna sredstva. Ločevanje dolžnosti, kolikor je mogoče, je eden najboljših načinov za zaščito vašega podjetja.
Ločene nezdružljive dajatve
Popolna ločitev nalog ločuje nezdružljive funkcije - naloge ali dejavnosti, ki omogočajo enemu ali več zaposlenim, da se zavežejo in skrijejo napake, goljufije ali krajo. Inštitut notranjih revizorjev opredeljuje skrbništvo nad sredstvi, pooblastila in odobritve ter beleženje in poročanje kot tri ključne kategorije nezdružljivih dolžnosti. V skladu z medinstitucionalnim sporazumom bi morale odgovornosti dela preprečiti, da bi ena oseba imela dostop do finančnih sredstev in fizičnih sredstev ter odgovornost do njih.
Preprečite krajo in goljufije
Plače in nabava sta dve področji, ki zahtevata ločevanje nalog. V oddelku za izplačane plače preprečite duhove - nekoga, ki je zabeležen v sistemu plačilnega sistema, vendar ne dela za vas - tako da zagotovite, da oseba, ki je odgovorna za zbiranje in vzdrževanje osebnih in finančnih informacij zaposlenih, ne obdeluje plačilnih list. Zaščita pred nepooblaščenimi nakupi ali favoriziranjem prodajalca z ločitvijo vnosa nalog in pooblastil.
Zmanjšajte napake
Ločevanje nalog lahko pomaga zmanjšati nenamerne napake, ki vplivajo na vašo spodnjo mejo. Imenovanje vodje ekipe ali nadzornika za pregledovanje in primerjavo transakcij s podporno dokumentacijo, kot je primerjava kartic za zaposlene s poročilom o izplačanih plačah, je običajen primer. Prav tako, kot je vnos nalog in pooblastil varovanje pred primeri kraje in goljufije, ločevanje teh dolžnosti - in zahteva, da oseba z odgovornostjo pooblastila za dvojno preverjanje vsote - tudi lahko zmanjša napake vnos podatkov.
Premisleki za mala podjetja
Majhna podjetja, ki imajo le nekaj zaposlenih ali so na strogem zaposlovanju, ne morejo vedno doseči popolne segregacije. V tem primeru so bistveni ukrepi za ublažitev. Čeprav so kompenzacijske kontrole „detektivske“ in ne preventivne, lahko še vedno zagotavljajo razumno zagotovilo, da oddelek izpolnjuje cilje za zmanjšanje tveganja. Na primer, pregledovanje dnevnih in tedenskih poročil, redno rotiranje dolžnosti, izvajanje nenapovedanih pregledov na kraju samem finančnih transakcij ali napovedano štetje fizičnega inventarja ter načrtovanje notranjih revizij, ki se izvajajo dvakrat letno, so dobri detektivski nadzor.
