Notranje kontrole so politike, ki se izvajajo za preprečevanje kraje in poškodbe dragocenih sredstev podjetja. Opredmetena sredstva, kot so nepremičnine, proizvodna oprema, zaloge in denarna sredstva, so lahko izziv ohraniti varnost ves čas, toda seznanitev z notranjimi kontrolami za upravljanje opredmetenih sredstev lahko pripomore k varovanju vaše nepremičnine.
Nadzorovan dostop
Nadzor dostopa do ključnih področij vašega poslovanja, kot so skladiščni prostori, blagajne in prostori za opremo, s ključavnicami ali varnostnimi kontrolnimi točkami. Na voljo so elektronski sistemi, ki vam omogočajo, da omejite dostop do občutljivih območij določenemu osebju brez uporabe tradicionalnih ključev. Ti sistemi imajo možnost, da vodijo dnevnik, s katerim zaposleni dostopajo do določenih območij ob določenem času.
Vprašanja glede prenosa
Dejavnosti, ki vključujejo odprt dostop do inventarja, denarja in drugih vrednostnih predmetov, posredujte zaposlenim, ki jim najbolj zaupate. Po mnenju Montana.edu menedžerji ne bi smeli dovoliti, da bi kdorkoli podpisal ime upravljavca pri poslovanju z dobavitelji, distributerji ali strankami, in ne bi smel dovoliti nobenega izključnega nadzora nad zaposlenimi ali izpostavljenosti do dejavnosti dobave ali ravnanja z gotovino.
Varnostna vprašanja
Strokovna pozornost do detajlov je bistvenega pomena za varnost vaših opredmetenih sredstev. Po vsakem delovnem dnevu temeljito zaklenite, zavarujte in zavarujte svoje prostore in uporabite nadzor kamere za snemanje poslušalcev ali sumljivih dejavnosti. Pogosto delajte bančne vloge in po potrebi shranite le toliko denarja.
Dostopne poti
Kadar je to mogoče, zabeležite dostop do občutljivih območij. Po mnenju siterooms.com je dostop do zapisov ključ do učinkovitega notranjega nadzora. Hranite elektronski zapis dostopa do omejenih območij. Zahtevajte, da se blagajniki prijavijo v blagajne z enotnim ID-jem in ne dovolijo delitve blagajne. Zahtevati, da zaposleni označijo svoje začetnice na potrdilih o bančnih vlogah, obrazcih za dostavo, blagajniških blagajn in drugih kontrolnih dokumentih.
Fizične revizije
Opravite redne in naključne revizije vašega inventarja, opreme in bančnih računov, da boste zgodaj odkrili sumljivo dejavnost. Razmislite o uporabi tretje revizijske družbe za zagotovitev zanesljivosti rezultatov revizije.
Zaposlenim ne dovolite, da revidirajo svoja lastna področja odgovornosti. Na primer, ne dovolite, da zaposleni, ki je odgovoren za sprejem pošiljk, preveri inventar surovin in ne dovolijo, da zaposleni, ki naredi bančne depozite, revidira bančne izpiske in evidence blagajne.
Preglednost
Zgoraj omenjeni koncepti in tehnike lahko pomagajo pri preprečevanju izgube in škode, vendar pa lahko vaše politike notranje kontrole popolnoma pregledne za zaposlene, stranke in poslovne partnerje preprečijo, da bi se dogodki zgodili. Na primer, povejte svojim zaposlenim, da je dostop do omejenih območij zabeležen; kupcem sporočite, da se vaši prostori nadzirajo z videonadzorom; in obvestite svoje dobavitelje o politikah notranje revizije.
