Dokumentiranje notranjih kontrol in procesov je lahko izziv. Kompleksni procesi so predstavljeni v razumljivem slogu in to ni preprosta naloga. Za dobro delo morate imeti odlične komunikacijske spretnosti, tako ustne kot pisne. Ukrepi za ustvarjanje dobre dokumentacije vključujejo anketiranje zaposlenih, opazovanje, vrednotenje in organizacijo. Pomemben vidik izdelave dokumentacije je omogočiti kasnejše spremembe. Procesi se spreminjajo, zato se morajo spremeniti tudi dokumenti.
Zaposleni v intervjuju. To je prvi korak v tem procesu. Ne delajte predpostavk in postavljajte vprašanja, da bi preverili svoje razumevanje. Zaprosite zaposlene, da vam pokažejo, o čem govorijo. Če nekdo mora odobriti papir, prosi, da si ogleda ta papir. Nekateri ljudje radi uporabljajo magnetofon in nato prepišejo informacije. To je lahko dobra ideja, če nekdo govori in prikazuje proces hkrati z veliko podrobnostmi. "Pokaži in povej" je pot.
Opazujte svojo okolico. Če je proces, da se priložijo računi za preverjanje zahtev, na primer, opomba, če je to dejansko opravljeno. Velikokrat vam ljudje povedo pravi način za izvedbo določenega procesa, vendar to ne pomeni, da je to način, kako se izvaja. Ker dokumentirate resničnost, je opazovanje procesa lahko koristno, če želite dodati dobre informacije, ki med razgovorom niso vidne. Poglejte v polnilne omare in si zabeležite, kateri dokumenti imajo na svojih mizah.
Ocenite učinkovitost procesa in ga dokumentirajte. Če opazite, da procesi ne delujejo ali da se izvajajo dvakrat, ga zapišite. To je najboljši način za dodajanje vrednosti vašim procesom dokumentiranja dela. Ko ocenjujete proces, ga objektivno gledate in lahko predlagate izboljšave. Pri pripravi priporočil upoštevajte protokol. Ne pozabite: če se procesi spremenijo zaradi vaših priporočil, boste morali dokumentirati izboljšane procese - ne le starega.
Datotečna dokumentacija v mapah in spletnih povezavah. Predloge za standardizacijo dokumentacije pomagajo ohranjati enostavno branje. Vsak registrator ali mapa mora imeti indeks z informacijami o območju. Na primer, lahko imate vezivo o plačljivih računih, kjer lahko vložite pripovedi in diagrame poteka, ki dokumentirajo postopek. Morda imate še eno vezivo o izplačanih plačah in še eno o računih terjatev. Ločevanje dokumentacije o postopkih lahko pomaga uporabnikom pri iskanju informacij. Imeti mora enako organizacijo na vseh povezovalcih glede vrstnega reda dokumentacije, kazala vsebine spredaj, itd. To je zelo pomembno, kadar je treba narediti spremembe in je treba hitro najti določeno postavko.
Nasveti
-
Za ustvarjanje dokumentacije uporabite program Word ali drug program.
Razmislite o programski opremi, specifični za vašo industrijo, ki vam lahko prihrani čas pri pisanju in organiziranju. Razmislite o izvajanju pripovedi in diagramov poteka, da bi izboljšali jasnost Izogibajte se uporabi žargona ali začetnic
Drugi vidiki so: Napišite kratke stavke in se izogibajte pasivnemu glasu; ne olepšavajte ga ali nakazujte sodb. Na primer, ne pišite o lepem recepcionarju. Pišite o receptorki. Ne uporabljajte resničnih imen ljudi - vedno uporabite imena položajev in jih hranite skladne v celotni dokumentaciji; naj upravljavec ali nadzornik prebere vašo dokumentacijo, da se prepriča, ali je pravilna; in upoštevajte zaupne informacije v dokumentaciji. Ne prikažite primerov podpisov za preverjanje ali prikažite zaupnih podatkov o plačnih listih.
Opozorilo
Zavedajte se uporabnikov vaše dokumentacije. Lahko vključujejo ne samo notranje ljudi, ampak tudi revizorje in druge zainteresirane strani. To je zelo vidno. Zato poskrbite, da vaše delo nima sramotnih ali pravopisnih napak.
