Postopki notranjega nadzora se uporabljajo za preprečevanje goljufij in so ključni za vsako dobro vodeno organizacijo. Takšni sistemi ločujejo naloge med zaposlenimi v organizaciji. Pomembno je, da imate pri roki priročnike o postopkih notranje kontrole. Zaposleni jih uporabljajo kot reference, kadar gre za postopke ali dolžnosti. Informacije, ki jih vsebujejo priročniki o postopkih notranje kontrole, se od podjetja do podjetja razlikujejo, postopek za pisanje pa je enak.
Napišite pregled in kazalo vsebine. Pregled na kratko opisuje fiskalno odgovornost, ki vključuje koncepte in komponente notranjega nadzora. Kazalo se začne z ločevanjem dolžnosti. Vsebina, ki običajno sledi, so: pregledi, usklajevanja, odobritve, sredstva, izplačila, človeški viri, nabava in stiki.
Izpolnite oddelek o ločitvi dajatev. Oglejte si podrobnosti glede ločevanja nalog za stvari, kot so zaposleni, ki prejemajo in knjižijo plačila, v nasprotju z deponiranjem plačil. Druga pomembna ločitev je, da če je en zaposleni prejemnik plačila, drugi zaposleni opravi pregled.
Določite postopke za naslednja dva dela, recenzije in usklajevanje. Pregledi so postopki, vzpostavljeni za rutinsko izvajanje proračunskih preiskav, transakcij na kraju samem in preiskovanja nenavadnih dejavnosti. Poglavje o usklajevanju vsebuje postopke, kot je primerjava nizov podatkov, da se zagotovi natančnost, preučevanje razlik in ukrepanje. To vključuje tudi posebej opisovanje, da zaposleni, ki vstopa v transakcije, ne uskladi nobenega bančnega računa.
Izpolnite dele odobritev, sredstev in distribucij. V delu Odobritve je navedeno, kateri zaposleni imajo pooblastila za odobritev transakcij. Pooblastilo imajo le odgovorni zaposleni s podrobnim poznavanjem podjetja. V razdelku Sredstva so navedene vse vrste sredstev znotraj organizacije. V okviru vsake kategorije sredstev so opisani posebni postopki, v katerih je podrobno opisano, kako se sredstva obravnavajo in spremljajo. V razdelku Distribucije so podrobno opisane politike in postopki za distribucijo denarja, vključno s pregledi plač.
Dokončajte priročnik tako, da dokončate zadnja tri poglavja: Človeški viri, nabava in stiki. V oddelku za človeške vire (HR) so podrobno opisana navodila za zaposlene v kadrovski službi glede ravnanja z informacijami zaposlenih. Oddelek za nabavo pojasnjuje postopke nabave družbe. Nazadnje, v razdelku »Stiki« so v podjetju navedeni osebe, s katerimi se lahko zaposleni obrnejo, ko se pojavijo vprašanja ali težave.
