Ko boste vodili katerokoli podjetje, bodo zainteresirane strani, vodje in stranke pričakovali učinkovitost, zanesljivost in varnost. To še posebej velja za finančne transakcije. Notranji nadzor zagotavlja, da vsi poslovni ali organizacijski procesi izpolnjujejo te zahteve. Vendar pa je pomembno, da ugotovite morebitne pomanjkljivosti znotraj nastavitev notranjega nadzora. Obstaja več načinov za odkrivanje teh pomanjkljivosti in na voljo so informacije, ki vam lahko pomagajo. Komisija za vrednostne papirje in borze je na primer izdala smernice za spremljanje notranjih kontrol.
Katalogizirajte vse svoje postopke notranjega nadzora. To bo vključevalo dokumentiranje finančnih transakcij, načrtovanje in testiranje izdelkov, postopke nabave in notranje revidiranje. Preden natančno preverite postopke, natančno spoznajte, s čim se ukvarjate. Poskusite identificirati dele podjetja ali organizacije, ki so lahko bolj ogroženi kot drugi. Ocenite tudi obliko vaših kontrol. To običajno vključuje dokumentacijo, organizacijo, ločevanje nalog, povratne informacije in usposabljanje.
Izvedite oceno tveganja za vse vaše kontrolne postopke. Ugotovite najverjetnejše napake v vašem podjetju ali organizaciji. Ocena tveganja je običajno v obliki tabele. Vsako novo tveganje se postavi v vrsto. Za preučitev tveganja dodajte številne stolpce, ki kažejo, kaj bi lahko bilo narobe, zakaj, kdo je odgovoren za ta proces, kdo ga je pregledal, rešitve in kdaj je odgovorna oseba ukrepala.
Izvajanje notranje revizije. To bo vključevalo zaloge zalog in sredstev, usklajevanje denarja in obveznosti do dobaviteljev. Usklajevanje denarja pomeni, da je znesek likvidnih denarnih sredstev v lasti družbe pravilen v primerjavi s prihodki in odhodki. Revidiranje plačljivih računov pomeni preverjanje, ali vsa plačila gredo v pravo podjetje ali posameznika. Te je treba navzkrižno primerjati z vsemi računovodskimi izkazi, tako notranjimi (računovodski oddelek) kot zunanjimi (bankami).
Izobraževanje zaposlenih o sodobnih postopkih in metodah notranje kontrole. Notranje kontrole, tako kot mnogi drugi vidiki poslovanja, se nenehno razvijajo. Obvestite svoje zaposlene o vseh spremembah in jih dobro usposobite. Pomanjkanje znanja in usposabljanja je ključni razlog za neuspehe notranje kontrole. Preizkusite znanje delavcev in opravite preglede med usposabljanjem osebja.
Spremljajte osebje notranjega nadzora. Ocene tveganja običajno pripravijo tisti, ki opravljajo notranji nadzor. Spremljanje ali izvajanje zunanjih inšpekcijskih pregledov omogoča tretji osebi, da ugotovi morebitne pomanjkljivosti, ki jih je oseba ali ekipa zamenjala. Te lahko segajo od samega procesa do nadzora tistih, ki ga nadzorujejo. Takšne preglede običajno opravi zunanja revizijska družba. Večina podjetij ima odnose z zaupanja vrednimi zunanjimi revizorji.
Preverite povratne informacije strank in zainteresiranih strani. Ali obstajajo skupne pritožbe? Ali so bile kršene notranje kontrole? Če na primer število strank poroča o enaki napaki izdelka, kot je na primer okvarjen gumb, lahko poiščete težavo nazaj skozi postopke vašega podjetja. To ponavadi pomeni pregledovanje v obratnem vrstnem redu, dobavo, montažo, proizvodnjo, preskušanje in načrtovanje.
Oglejte si poročila oddelkov. Ali obstajajo področja podjetja, ki so se poslabšala ali se ne izboljšajo, kot je bilo pričakovano? Takšna vprašanja so lahko posledica drugih dejavnikov, lahko pa so tudi znak neke vrste neuspeha notranjega nadzora. Vsak oddelek lahko nadzoruje in spremlja, kaj počne; vendar morajo biti poročila oddelkov združena, da odražajo poslovanje kot celoto. Preverite, ali ima vsak oddelek dovolj močan mehanizem, da lahko njegovo osebje poroča o pomanjkljivostih nadzora.
