Podjetja morajo voditi natančno evidenco o nakupih, izdatkih, dolgovanih denarjih in drugih računovodskih dejavnikih. Tradicionalno, podjetja sledijo računovodskim evidencam ročno, kar je lahko zamudno in drago za dokončanje. Ker se podjetja vse bolj obračajo na računalniško podprte računovodske sisteme, se lahko začnete spraševati, ali je to prava finančna odločitev za vaše podjetje. Naučite se prednosti in slabosti računalniškega računovodstva, da bi ugotovili, ali lahko vaše podjetje raste.
Točnost
Računalniško računovodstvo zmanjšuje razliko za človeške napake, ustvarja manj napak in večjo natančnost pri sledenju poslov vašega podjetja. Ker računalniki opravljajo osnovne računovodske funkcije, je manj možnosti, da bodo preproste človeške napake povzročile hude računovodske težave. Natančnost je ena od glavnih prednosti računalniškega računovodstva, saj se morajo podjetja pri sprejemanju poslovnih odločitev zanašati na pravilne izračune.
Dostop
Večji dostop je še en pro, povezan z računalniškim računovodstvom.Z natančnimi evidencami, ki jih je mogoče slediti, se poveča verodostojnost z zunanjimi vlagatelji in poslovnimi partnerji; podjetja lahko varno in učinkovito izmenjujejo izbrane zapise z ustreznimi strankami, tako da si delijo povezavo, geslo ali elektronsko datoteko. Podatke iz številnih oddelkov podjetij je mogoče enostavno deliti za večjo preglednost in večji dostop do informacij med odločanjem. Več kot ena oseba si lahko ogleda in manipulira računalniško podprto računovodsko evidenco, ne da bi pri tem nastala večkratna kopija občutljivih finančnih dokumentov.
Odgovornost
Še en pro za računalniško računovodstvo je povečana odgovornost. Ko so računovodske datoteke shranjene in elektronsko podprte na zunanji trdi disk ali računalniški sistem zunaj spletnega mesta, obstaja manjše tveganje, da bodo zapisi uničeni ali izgubljeni v požaru, škodi zaradi poplav ali čiščenju blaznosti. Dobro vzdrževane, natančne poslovne evidence vam lahko prihranijo čas in denar med revizijami, saj morajo biti informacije takoj na voljo.
Omejitve
Računalniško računovodstvo pa ima svoje meje. Eden od pogojev, povezanih z računalniškim računovodstvom, je, da čeprav so programi programske opreme opremljeni za izvajanje prefinjenih ocen finančnih evidenc, boste še vedno potrebovali poslovne ljudi, ki razumejo programsko opremo in njene zmožnosti za odobritev poročil. Natančnost ostaja problem, ko morajo ljudje še vedno vnesti podatke v zahtevana polja. Pomanjkljive vejice ali decimalna mesta lahko povzročijo resne računovodske napake kljub mehanizmom programske opreme, ki je zasnovana za ujemanje napak.
Denar
Drug pogoj, povezan z računalniškim računovodstvom, je drag nakup računalnikov in računovodske programske opreme. Denar, ki je prihranjen pri plačevanju dolgih ur zaposlenih za ročno evidentiranje računovodskih informacij, se lahko enostavno izgubi v primerjavi z visokimi stroški visoko usposobljenih računovodij, ki poznajo programsko opremo. Programske družbe redno prihajajo z novimi, posodobljenimi računovodskimi sistemi, ki so lahko dragi, vendar se zdijo potrebni zaradi ranljivosti za sistemske napake ali dostopnost hekerjev v starejših različicah.
