Ročni plačilni sistem se izvaja v celoti ročno, medtem ko računalniški sistem plačnih listov omogoča podjetju, da obdeluje plačilno listo prek namenske programske opreme. Ročni sistem lahko povzroči napake na izplačanih plačah in je ponavadi počasen in naporen postopek. Računalniški sistemi ponujajo številne prednosti, vključno s povečano natančnostjo in hitrostjo.
Uvoz časa
Številni delodajalci uporabljajo sistem za spremljanje časa, kot je časovna ura, za sledenje delovnega časa zaposlenih. Ročni sistem zahteva ročno spremljanje časa zaposlenih, vendar ima računalniški sistem plačilnih sistemov možnost avtomatskega prenašanja zaposlitvenih vnosov iz časovnega sistema v sistem plačilnega sistema.Takšen sistem lahko loči redne ure od opravljenih nadur, čeprav se zaposleni občasno lahko prilagodijo.
Samodejni izračuni
Računalniški sistemi plačnih listov lahko zaokrožujejo delovne ure zaposlenih na četrturne segmente in natančno izračunajo skupno število opravljenih ur in jih plačajo, s čimer prihranite čas, ki ga porabite za ročne izračune. Ti sistemi izračunajo vse frekvence plačil, kot so tedenski, dvotedenski, polmesečni in mesečni, na podlagi prejetih vhodnih podatkov.
Računalniški sistem plačnega sistema samodejno izračuna zakonske odbitke za zaposlene, kot so davki in plače, ter prostovoljni odbitki, kot so pristojbine za parkiranje, prispevki 401 (k) in zdravstvene storitve. Oseba za izplačane plače preprosto vnese podatke, na katerih temeljijo odbitki, kot je na primer obrazec W-4 za zvezni odtegljaj davka na dohodek.
Obdelava plačilnega računa
Ročni plačni sistem zahteva, da natisnete plačilne liste na pisalnem stroju ali ročno. Računalniško podprt sistem plače ima neposredne vloge, kar prihrani denar, porabljen za žive preglede in usklajevanje. Poleg tega se hitro, ne glede na obseg, pojavi računalniško tiskanje plačil in plačil.
Generiranje poročil
Računalniški sistem plačnih listov ustvarja poročila o izplačanih plačah, ki vam omogočajo, da dvakrat preverite izplačane plače, preden natisnete plače ali plače. Ameriško ministrstvo za delo od delodajalcev zahteva, da vsaj tri leta obdržijo evidenco plač. Računalniško podprt sistem omogoča tiskanje na izplačane plačilne registre, ki se nanašajo na vsako plačilno obdobje, in shranjevanje informacij v sistem za nedoločen čas.
Računalniški sistemi pomagajo zagotoviti skladnost davka na izplačane plače z ustvarjanjem davčnih poročil, vključno s četrtletnimi in letnimi plačnimi izjavami ter obrazci za zaposlene W-2. Ti sistemi računovodjem podjetja zagotavljajo podatke, ki so potrebni za obvladovanje davka na izplačane plače in usklajevanja ter za tiskanje potrebnih poročil. Poleg tega ti sistemi sledijo dnevom prejemkov, kot so počitnice in osebni čas, ki se vzamejo in plačajo.
