Obvestilo o zavezi je uradna pogodba za zagotovitev materialne podpore podjetniški, neprofitni ali raziskovalni organizaciji. Pisma o zavezanosti v poslovnem svetu običajno opisujejo obljube o zagotavljanju financiranja ali posojil, medtem ko so tiste za neprofitne organizacije na splošno opisane zaveze za sodelovanje, partnerstva ali druge oblike materialne podpore. Ne glede na to, ali ste se zavezali financiranju podjetja ali podpirali skupino neprofitnih skupnosti, morate zagotoviti, da je vaše pismo o zavezi - kot vsako resno poslovno korespondenco - jedrnato, jasno in diplomatsko.
Preglejte svoje podatke. Vaše pismo o zavezi bo opisalo vse predhodno dogovorjene podrobnosti o vaši podpori (denimo zneske, ki jih boste posodili, urnike in načrte za nepredvidene dogodke), zato se prepričajte, da so vse ustrezne informacije aktualne. Vaše pismo mora vsebovati le navedbe, o katerih sta se dogovorili obe stranki. Pisma ne uporabljajte za dodajanje ali popravljanje pogojev.
Opredelite osnovne pogoje sporazuma. Z odpiranjem vašega pisma morate identificirati vas in vse druge udeležence sporazuma, pa tudi osnovne pogoje in cilje vaše zaveze. Če namenjate sredstva projektu ali podjetju, navedite zneske. Če se zavezujete k drugi obliki podpore ali sodelovanja, na kratko opišite vrsto podpore, ki jo boste nudili.
Opišite svoje vloge in odgovornosti v sporazumu. Bodite natančni. Natančno povejte, kakšna je vaša vloga in opišite svojo vrsto odgovornosti. Če zagotavljate sredstva, opišite urnike plačil in načrte ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih, če ne morete izpolniti svojih obveznosti. Če dokončate zavezanost neprofitnemu ali raziskovalnemu sodelovanju, opišite vaše natančne odgovornosti (kot so storitve ali objekti, ki jih nameravate zagotoviti) in vlogo, ki jo boste imeli vi ali vaša organizacija pri sodelovanju.
Vaše pismo naj bo jasno in jedrnato. Nekateri viri kažejo, da so komercialna pisma o nameri omejena na eno samo stran. V nekaterih primerih so lahko učinkovita pisma kratka kot en sam odstavek.
Bodite prijazni. Če pišete pismo o zavezanosti neprofitnemu podjetju, ne pozabite, da lahko vaše pismo vidijo tudi druge agencije, ki podpirajo ali spremljajo to organizacijo, zato bodite pozorni na razloge, zaradi katerih želite delati s to skupino.Navedite tudi predhodno sodelovanje s skupino. To bo okrepilo vašo podobo in podobo vaših sodelavcev v očeh drugih podpornikov neprofitnih organizacij, kot so subjekti, ki dajejo donacije.
