Vsako podjetje, ki prodaja izdelek, ima inventar. Proizvode je treba natančno ceniti, da bi povečali dobiček in bili konkurenčni proti tržnim tekmecem. V ta namen je treba poznati vrednost proizvodov in stroške za njihovo proizvodnjo. Tukaj je pogled na dve metodi za beleženje in sledenje tem pomembnim informacijam - trajni in periodični sistemi popisa.
Določen inventar
Večina razmišlja o zalogi kot o dobavi predmetov, ki so na voljo za prodajo. Čeprav je to res, je inventar tudi ime za različne račune, v katerih računovodja ali računovodja beleži te informacije. Prodajalec na drobno, ki kupuje končne izdelke in jih preprodaja, ima lahko sorazmerno preprost sistem popisa; proizvajalci bodo imeli veliko več računov za sledenje vrednosti nedokončane proizvodnje in vrednosti surovin, uporabljenih v proizvodnem procesu.
Perpetual Inventory System
S sistemom večnega inventarja se vse transakcije zabeležijo v računu inventarja, ko se zgodijo. Stanje računa v vsakem trenutku odraža zalogo. Fizična zamuda pri evidentiranju transakcij je vse, kar ločuje bilanco na računu od realnega časa. S tehnološkimi rešitvami, kot so skenerji na prodajnih mestih, je ta zamuda lahko zelo majhna. Ker se zaloge štejejo in vrednosti se stalno ohranjajo, ni potrebno fizično štetje inventarja z večnim sistemom.
Sistem periodičnega inventarja
Periodični sistem med drugim uporablja več računov za evidentiranje prodaje, nakupov novih izdelkov in vračil kupcev. Ti računi se vodijo do konca obdobja popisa, ki je lahko mesečno, četrtletno ali v katerem koli drugem časovnem okviru, ki ga določi družba, in se nato uskladijo z evidenco inventarja. Takrat so transakcijski računi nastavljeni na ničlo pri pripravi na naslednje obdobje inventarja. Sistem rednih popisov zahteva tudi fizično štetje zalog na koncu obdobja. Izvedejo se vse potrebne prilagoditve inventurnega računa in rok je končan.
Regulativni nadzor
Zaloge so sredstvo, tako kot denar in nepremičnine. Tako kot druga sredstva, lahko inventar manipulira brezvestnih menedžerjev. Zakon Sarbanes-Oxley iz leta 2002, ki je bil sprejet kot odgovor na takratne javne računovodske škandale, je kodificiral zahtevo, da so informacije, ki jih je objavilo podjetje, točne v vseh pomembnih vidikih. Podjetja morajo preveriti, ali so vzpostavljene notranje kontrole ustrezne in da delujejo, ter da so vsi računovodski izkazi točni. Za neizpolnjevanje so predvidene kazni. Zakon je v veliki meri obnovil zaupanje v točnost informacij, ki so na voljo potencialnim vlagateljem.
Kako izbrati
Glavni dejavnik pri odločanju o uporabi periodičnega ali trajnega sistema je zmožnost podjetja, da evidentira podatke o prodaji, ko se to zgodi. Tehnologija naredi to bolj verjetno kot kdajkoli prej, zato se bo veliko podjetij odločilo za večni sistem. Podjetje, ki iz kakršnega koli razloga ni opremljeno za to, se lahko odloči za periodični sistem. V obeh primerih veljajo pravila, ki urejajo obračunavanje inventarja, veljavno zakonodajo in računovodske standarde, ki so v Združenih državah znani kot splošno sprejeta računovodska načela (GAAP).
