Pisne direktive za zaposlene so pogosto bolj koristne kot ustna navodila. Pismo, ki vsebuje podrobnosti o novi politiki ali postopku, daje zaposlenim dokument za kasnejšo uporabo. Poleg tega, da jim pomaga, da si zapomnijo, kako naj sledijo novemu postopku, direktiva izpolnjuje pravno zahtevo po uradnem obvestilu o novi politiki, ki jo določa zakon. Na primer, v začetku leta 2011 mnoga mesta uvajajo prepovedi kajenja, ki prizadenejo podjetja na območju. Delodajalčeva odgovornost je, da delavce obvešča, kako se držijo nove politike kajenja.
Postavite pisemski papir v tiskalnik. Ta direktiva je uradna prijava, pismo pa bo okrepilo formalno naravo informacij.
Vnesite celoten datum. V direktivo morate vedno vključiti datum, ker določa čas obvestila. Preskoči vrstico.
Vnesite ime prejemnika in njen naslov, če bo direktiva namenjena samo eni osebi. Če gre za splošno pismo vsem zaposlenim, izpustite ime in naslov.
Vnesite "Dragi cenjeni zaposleni", ki mu sledi dvopičje, če pismo gre vsem zaposlenim. Vnesite določeno ime, če gre za eno osebo.
Začnite pismo z neposredno izjavo o tem, kaj so navodila. Navedite ustrezne podrobnosti o politiki ali postopku, na primer kdaj bo začel veljati in na koga vpliva politika.
Navedite korake za dokončanje naloge ali upoštevanje novega pravilnika. Uporabite jasen in lahko berljiv jezik, ki ga lahko zaposleni spremljajo.
Pojasnite, kako bo nova politika koristila prejemnikom in se zahvalila za njihovo sodelovanje. Pojasnite, kaj se bo zgodilo, če se zaposleni odloči, da ne bo upošteval direktive.
V zadnjem odstavku navedite ustrezne roke ali kontaktne podatke. Opišite metodo za ocenjevanje skladnosti zaposlenih, če je primerno. Ponudite odgovor na vsa vprašanja, ki jih imajo prejemniki.
Zaprite pismo tako, da vnesete spoštljivo zapiranje in vnesete svoje polno ime in naslov. Prijavite se nad vnesenim imenom.
Dovolite drugemu nadzorniku, da prebere pismo, da zagotovite, da niste zamudili nobenih informacij.
Pošljite pismo (e). Če je direktiva posledica spremembe zakona, razmislite o tem, da od prejemnika potrdite potrditev podpisa, da bi dokazali, da je bila direktiva prejeta.
