Ko je projekt končan, je treba le analizirati, kaj se je zgodilo, kaj je šlo narobe in kaj lahko ekipa naredi, da bodo prihodnji projekti uspešnejši. To se običajno izvede v poročilu o obdukciji. Neprecenljiv predpogoj za končni sestanek po projektu je poročilo o smrti, ki daje konkretne primere in veliko podrobnosti, ne da bi bilo preveč negativno ali samo-čestitko.
Struktura in slog
Struktura formalnih poročil z natančno določenimi naslovi in podnaslovi vam bo pomagala predstaviti informacije o dejstvih in analizah na jasen in jedrnat način. Laboratorijski laboratorij za univerzitetno raziskovanje Purdue predlaga, da celotno poročilo napišete z eno samo standardno pisavo, kot je Arial ali Times New Roman. Uporabite sezname kadarkoli in uporabite presledek med in znotraj razdelkov, da bo poročilo lažje berljivo. Pravilno uporabite slovnični čas: Uporabite pretekli čas, da pojasnite postopke in sedanji čas, da posplošite in navedete, kaj kažejo rezultati projekta.
Uvod in cilji
V uvodnem razdelku opišite cilje poročanja o smrti. Večina poročil si prizadeva doseči štiri glavne cilje: pregledati in razpravljati o tem, ali je bil projekt uspešen, opredeliti visoke točke in dosežke, izpostaviti pomembna vprašanja in razpravljati o taktikah za reševanje problemov in opisati jedrne rešitve. Oblikovanje teh ciljev kot označenega seznama je tudi dober način za opredelitev strukture poročila.
Parametri in cilji
Predstavite informacije o projektu in cilje, ki temeljijo na dejstvih, v naslednjem razdelku. V obliki tabele organizirajte informacije, ki temeljijo na dejstvih, kot so naslov, ime vodje projekta, datum začetka ter ciljni in dejanski datumi zaključka. Povzemite projekt v kratki pripovedi. Vključite informacije, kot so vrsta, namen, cilji in cilji projekta, proračun, merila za ocenjevanje in vse omejitve ali omejitve, s katerimi se projekt sooča.
Analiza in ocena uspešnosti
Informacije o uspešnosti so „meso“ poročila. Za opis osrednjih dosežkov in vprašanj uporabite pripovedi in sezname z označenimi črkami. V podpoglavju o dosežkih projekta opišite, kaj se je zgodilo in kaj je dobro delovalo, in razpravljajte o praksah - kot je tedenski urnik sestankov ali možnost komuniciranja prek neposrednega sporočanja -, da se je ekipa izkazala za posebno koristno za pravočasno dokončanje projekta. V poglavju o ključnih vprašanjih opišite, kaj je šlo narobe, katere politike in postopki so povzročali težave in s katerimi izzivi se je ekipa soočila. Govorite o tem, kako so te težave vplivale na vidike projekta, kot so proračun in urnik, ter opišite, kaj je ekipa naredila, da bi jih premagala ali upravljala.
Ocenjevanje in odvoz
Dokončajte poročilo s splošno oceno projekta in analizo uvoza. Sistem ocenjevanja s petimi do desetimi točkami, ki ocenjuje kritične vidike projekta - vključno z učinkovitostjo, spoštovanjem področja upravljanja in komunikacije - lahko ustvari uporaben vizualni prikaz. Nazadnje opišite pridobljene izkušnje, navedite vse najboljše prakse, razvite in izvedene med projektom, ter podajte predloge za stalne izboljšave.
