Pri oblikovanju računovodskega sistema morajo podjetja in neprofitne organizacije vzpostaviti okvir za notranji nadzor. Postopek notranjega nadzora pomaga zagotoviti, da sistem deluje dobro in da vsi sodelujoči delavci delujejo po pričakovanjih. Takšna bistvena poslovna funkcija zagotavlja razumno zagotovilo z zmanjšanjem verjetnosti napak in zaščito sredstev organizacije. Zaradi svojega pomena podjetja dobro upoštevajo temeljna načela notranjega nadzora.
Odgovornosti
Podjetja morajo jasno določiti odgovornosti. Dodeljevanje posebnih odgovornosti posameznikom zagotavlja, da razumejo, kakšen je njihov del pri ohranjanju notranjega nadzora. Če je odgovornost notranjega nadzora dosledno spregledana, bo učinkovit sistem notranjih kontrol jasno pokazal, kdo ne izvaja dodeljene naloge.
Vodenje evidence
Pomnilnik ni nepogrešljivo orodje, zlasti pri obravnavi velikih količin informacij ali transakcij. Pravilni postopki vodenja evidenc bodo podjetjem omogočili natančno zgodovino transakcij. Takšni zgodovinski podatki omogočajo podjetju, da se pozneje sklicuje nanj, če se odkrije problem ali če je potrebno pojasnilo.
Zavarovanje in lepljenje
Žal tudi najboljši sistem notranje kontrole ne more preprečiti izgube sredstva. Z zavarovanjem premoženja in povezovanjem zaposlenih lahko organizacija zagotovi, da bo povrnjena vrednost sredstva, če je sredstvo ukradeno ali kako drugače zlorabljeno.
Zapisi o premoženju in skrbništvo
V sistemu notranje kontrole ljudje, ki imajo fizični dostop do denarja in drugih sredstev, niso isti ljudje, ki vodijo evidence, ki se nanašajo na to premoženje. Če je na primer oseba, ki je odgovorna za vodenje evidenc o blagajniški gotovini, ista oseba, ki je imela ključ do blagajne, bi bilo za to osebo preprosto, da si pri prevzemu denarja pri ponarejanju denarne gotovine. Oseba, ki vodi evidence premoženja, ne sme fizično dostopati do sredstev, ki jih sledi.
Odgovornost za povezane transakcije
Včasih je treba za dokončanje ene transakcije opraviti več nalog. V tem primeru je pomembno, da različni zaposleni opravijo ločene naloge, ki sestavljajo transakcijo. To zagotavlja, da je pri izpolnjevanju naloge sodelovalo več kot ena oseba, kar povečuje verjetnost, da se odkrijejo kakršne koli napake ali goljufiva dejanja.
Tehnološki nadzor
Protivlomni alarmi, elektronske tipkovnice in druge tehnološke varnostne funkcije lahko organizacijam pomagajo zaščititi sredstva. Tehnologija lahko pogosto gre tam, kjer ljudje ne morejo, in je lahko na delovnem mestu 24 ur na dan brez dodatnega plačila ali odmora. Pametna podjetja povečujejo svoje sisteme notranje kontrole z ustrezno in stroškovno učinkovito tehnologijo.
Neodvisni pregled
Podjetja morajo redno pregledovati svoje sisteme notranjih kontrol. To mora storiti posameznik, ki ni opravil nobenega preverjenega dela. Neodvisni ocenjevalec lahko objektivno poroča o delu, ki se izvaja v celotnem procesu notranje kontrole, in nima razloga za kritje napak ali je preveč optimističen glede kontrolnih postopkov.
