Pri ustanavljanju nove organizacije, oblikovanju skupine ali določanju projekta je pomembno vedeti, kakšen je namen in področje uporabe. Dokument, uporabljen za razjasnitev tega, se imenuje listina.
Kaj je listinski list?
Listina je uradni dokument, ki je kot načrt za to, za kar naj bi bila organizacija, ekipa ali projekt uresničena. Vključuje, kdo je vpleten, kakšni so cilji, kdo ima pooblastila in kaj in kdo ter če obstaja življenjski cikel skupine ali projekta, ko je ta popoln.
Zgodovinska vaja
Listinski dokumenti obstajajo že od srednjega veka. Magna Carta, ki sega v leto 1215, je pojasnila vlogo kralja Anglije pri določanju pravic za barone, druge lastnike nepremičnin in Cerkev.
Skozi zgodovino so bile listine vrednotene z dokumenti, ki opredeljujejo organizacijske in projektne pravice, kakor tudi tisto, kar je potrebno doseči. Od najetih podjetij, ki imajo kraljevske moči, ki so jih postavili za odkrivanje novega sveta do dokumentov, ki narekujejo kolonialne pravice, so včerajšnje listine podobne današnjim organizacijskim dokumentom.
Kaj je listina projekta?
Projektna listina ne opredeljuje le ambicij in akterjev v projektu; ščiti ekipo pred grozljivim "pragom obsega", ki vidi veliko projektov, ki postajajo nepokorni.
Pred načrtom projekta se pripravi listina; podrobno opisuje cilje in cilje projekta. Vključuje tudi ozadje projekta, pojasnjuje njegov namen in kaj mora doseči. Listina opisuje obseg projekta in navaja, kakšni so rezultati, naloge, za katere je odgovorna skupina, in delovna mesta, ki jih ekipa ne pričakuje. Slednje je ključnega pomena pri preprečevanju „širjenja obsega“, ki lahko vodi do vedno večjih odgovornosti, kar lahko v končni fazi ogrozi roke.
Listina mora narekovati tudi vodstvo, deležnike in člane skupine. Predstavila bo kritične datume v projektu in proračunu, skupaj s tveganji in predpostavkami ter odvisnostmi in omejitvami. Pojasniti mora raven pooblastil vodje projekta, vključno s tem, ali lahko zaposlijo ali odpustijo osebje. Nazadnje mora vzpostaviti načrt komunikacijske igre, vključno s parametri o tem, kako hitro se pričakujejo odzivi na poizvedbe.
Projektno listino naj bi podpisali glavni nosilci in vodstvo. To bi moralo zmanjšati napačno komunikacijo in zagotoviti močno vodilo za življenje projekta. Prav tako se šteje za način za "prodajo" projekta za upravljanje za odobritev.
Pisanje dobre listine za ekipe
Podobno kot projektna listina, bi moral timski list opraviti enake stvari za vsako ekipo. Njegove komponente so podobne, vendar se uporabljajo za ekipo in ne za projekt.
V njem bo pojasnjeno, zakaj se skupina ustvarja in katere vrste projektov bo vodila, hkrati pa bodo opisani cilji za prihodnost skupine in pojasnjeni parametri za merjenje uspeha ekipe.
Listina bo jasno navedla vloge - kdo je odgovoren, kaj njihova pristojnost vključuje, kdo so člani skupine, kakšne veščine sploh prinašajo na mizo in kako se bodo te veščine najbolje uporabljale. Dokument bo preučil proračun, ki je dodeljen ekipi, in sredstva, ki so jim na voljo. Prav tako določa, kako se bodo izvajale notranje revizije in pregledi glede napredka projektov skupine, skupaj z izvajanjem ocenjevanj skupin in njihovo pogostostjo. Načrtovati je treba tudi načine komuniciranja in pričakovanja.
Dobra timska listina naj bi pripomogla k čim manjšemu napačnemu komuniciranju in ohranjala osredotočenost skupine na cilje.
Povelje kot vodilne sile
Listina o listini pojasnjuje strukture moči, vzpostavlja komunikacijske načrte in služi kot grob vodnik o proračunih in dodelitvah. Vse to se lahko dojame kot zastrašujoče zadeve, še preden se začnejo. Listina pa pomaga pri zaščiti projektov in timov z določitvijo smernic in jasnih želja ter omejitev pričakovanj in vlog. Dobro napisana listina o listini bo zagotovila in zaščitila področje za ekipe, projekte in organizacije.
