Ko vaša organizacija naraste do točke, kjer je potrebna nekakšna struktura upravljanja, obstaja več dokumentov, ki jih boste želeli sestaviti, da bi opredelili to strukturo. Prva bo listina. Temeljni dokument opredeljuje namen organizacije in kako bo strukturiran. Obstaja splošno priznana oblika listine. Stopnja podrobnosti se lahko razlikuje, odvisno od velikosti organizacije, vendar je osnovni opis za vključitev informacij.
Napišite listino o listini
Začnite z opredelitvijo poslanstva vaše organizacije. Ta izjava o poslanstvu bo služila kot povzetek za preostali del dokumenta, zato mora biti natančna in podrobna. Treba je pojasniti cilje organizacije in na kratko opisati njene načrte za njihovo doseganje.
Podrobno pojasnite, kaj je potrebno za članstvo v organizaciji. Če obstajajo dajatve za plačilo, zahteve glede usposobljenosti ali preizkusne sposobnosti, jih navedite skupaj s podrobnostmi o tem, kako se bodo uporabljale in izvajale.
Določite, kako bo organizacija vodena. Če bo odbor direktorjev, določite vsak položaj tako, da bo vključeval tudi pričakovane dolžnosti in vsakodnevne dejavnosti. Namesto upravnega odbora je lahko predsednik, tajnik in zakladnik ali katera koli druga pozicija, ki jo boste morda potrebovali. Ne glede na naslov in strukturo, ki jo izberete, je zelo podrobno opisano, kaj se pričakuje od ljudi, ki imajo te naslove.
Začnite s svojo izjavo o poslanstvu in določite, kaj vaša organizacija stori za dosego svojih ciljev. Izpolnite podrobnosti in pripravite seznam vsakodnevnih dejavnosti.
Ne pozabite vključiti postopka za spremembo listine. To bo preprečilo, da bi bodoči vodje organizacij morali ponovno pisati celotno listino samo zaradi manjših sprememb.
Odločite se za obliko in slog, ki ga želite uporabiti, in napišite dokument o naročilu. Vsi člani organizacije charter morajo pregledati in podpisati, ko bodo končane vse spremembe.
