Podjetja izdajajo debetne in kreditne račune, ko poslujejo s strankami. Izraza debit in kredit imata za računovodske transakcije, bančne transakcije in račune različne pomene. Kadar podjetje zamenja kreditni račun ali račun za bremenitev, se mora zavedati, kaj ti dokumenti pomenijo.
Kreditna faktura
Prodajalci izdajajo račune za račune iz različnih razlogov. Če stranka poroča o težavi s trgovskim blagom, ki ga je kupil, lahko prodajalec izda kreditno fakturo. Če kupec vrne neuporabljen izdelek, lahko prodajalec izda vrnjeni znesek. Če stranka ni zadovoljna z opravljeno storitvijo, lahko prodajalec kupcu izda račun za kredit. Kreditni račun zmanjšuje znesek, ki ga prodajalec pričakuje od stranke. Prodajalec zmanjša svoje terjatve za znesek kreditnega računa in poveča donosnost prodaje in popravke. Kupec zmanjša svoje obveznosti za znesek kreditnega računa in zmanjša njegovo vrednost zalog.
Debitni račun
Prodajalci izdajajo račune za bremenitev iz različnih razlogov. V primeru, da kupec zamudi rok za predčasno plačilo in odbije popust, lahko prodajalec za znesek popusta izda račun za bremenitev. Če prodajalec predplačniško zaračuna stroške prevoza, lahko prodajalec za ta tovorne stroške izda račun za bremenitev. Obremenitveni račun poveča znesek denarja, ki ga prodajalec pričakuje od stranke. Prodajalec poveča svoje terjatve za znesek računa za bremenitev in poveča prihodek. Kupec poveča svoje obveznosti za znesek debetnega računa in poveča stroške.
Prednosti izdajanja kreditnih in debetnih računov
Kreditni in debetni računi nudijo kupcu in prodajalcu nekaj prednosti. Prvič, kreditni in debetni računi zagotavljajo papirno sled transakcije. Ta dokumentacija omogoča zaposlenim v podjetju in revizorjem, da vodijo evidence in pregledujejo pretekle transakcije. Kreditni in debetni računi ustvarjajo tudi zapis med kupcem in prodajalcem v zvezi s finančnimi transakcijami med dvema entitetama.
Slabosti izdajanja kreditnih in debetnih računov
Nekatere pomanjkljivosti izhajajo tudi iz izdajanja kreditnih in debetnih računov. Vsak izdani kreditni ali debetni račun ustvarja dodatne stroške za prodajalca. Prodajalec povzroča stroške papirja, stroške črnila, stroške poštnine in stroške dela, povezane z ustvarjanjem računov. Poleg tega obilo kreditnih in debetnih računov ustvarja možnost za zmedo tako za kupca kot za prodajalca zaradi dodatnih dokumentov.
