Podjetja porabijo veliko denarja za veliko stvari, vendar vsak od njih običajno spada v eno od dveh kategorij: izdatke za poslovanje in kapitalske izdatke. Razlika se skriva v vsakodnevnih stroških in dolgoročnih naložbah. Ker se ti izdatki obravnavajo različno v računovodstvu in po davčnem zakoniku, večina družb vodi ločen kapitalski proračun in operativni proračun.
Vrste izdatkov
Kapitalski izdatki so denar, porabljen za pridobitev sredstva, ki dodaja vrednost podjetju. Z drugimi besedami, kapitalski stroški so naložbe. Ko podjetje na primer kupi stavbo ali del opreme, je to kapitalski izdatek. Odhodki iz poslovanja, na drugi strani, so denar, porabljen za vodenje podjetja vsak dan. Plače delavcev so na primer operativni stroški. V poslovnem svetu so ti koncepti pogosto skrajšani kot CapEx za kapitalske izdatke in OpEx za operativne izdatke.
Primer
Recimo, da podjetje potrebuje kopirni stroj. Strošek samega stroja je kapitalski strošek. Ko je kopirni stroj kupljen, gre za bilanco stanja podjetja kot sredstvo, kar pomeni, da ko pride čas, da seštejemo celotno vrednost podjetja, se ta vrednost poveča z vrednostjo kopirnega stroja. Stroški električne energije za zagon kopirnega stroja in papirja in tonerja, ki gre v izdelavo kopij, so operativni stroški. V bilanci stanja so poslovni odhodki v bistvu obveznosti, saj se skupna vrednost podjetja zmanjša za znesek, ki se dolguje za poslovne odhodke.
Izbira
Nekateri stroški so lahko bodisi kapitalski bodisi operativni, odvisno od tega, kako jih podjetje želi obravnavati. Bernard Golden iz "CIO", revije za vodstvo podjetij, ki nadzoruje informacijsko tehnologijo, uporablja primer centra za shranjevanje podatkov. Podjetje je lahko kupilo skupino računalniških strežnikov za obdelavo svojih podatkov in nato zgradilo hišo. V tem primeru bi bil podatkovni center kapitalski strošek, stroški izvajanja pa bi bili operativni. Ali pa bi lahko najemal prostor na strežnikih, ki jih vzdržuje ločeno podjetje. V tem primeru bi bil podatkovni center povsem operativni.
Davčna obravnava
Davčni sistem ZDA obravnava kapitalske in operativne stroške različno. Poslovni odhodki se na splošno odbijejo od obdavčljivega dobička družbe v letu, v katerem so odhodki plačani. Po drugi strani pa morajo biti kapitalski stroški "kapitalizirani", kar pomeni, da mora podjetje odbitek razdeliti več let. To odraža način, kako podjetja običajno obravnavajo kapitalske odhodke v svojem lastnem računovodstvu - kot strošek, ki se razporedi skozi celotno življenjsko dobo sredstva, in ne naenkrat.
