Ali ste zaposleni, ki piše poročilo za svojega šefa, ali lastnik podjetja, ki poroča svojemu generalnemu direktorju, je najboljše orodje okvir »zakaj-kaj-kako«. Zakaj pišete to poročilo? Kakšne informacije mora bralec vedeti? Kako boste predstavili svoja priporočila ali sklepe? Sledenje tej strukturi bo logičnemu toku v vašem dokumentu. Vašemu šefu ali izvršnemu direktorju bodo dali natančne informacije, potrebne za dobro informirano poslovno odločitev.
Osredotočite se na zakaj
Razumite, zakaj pišete poročilo. Bistvenega pomena je, da ste jasni glede namena poročila, sicer lahko pisanje prilagodite napačnemu občinstvu ali izpustite pomembne informacije. Če je potrebno, postavite vprašanja. Če bo poročilo razdeljeno na več oddelkov, razmislite, ali bi morali vključiti posamezne oddelke, ki obravnavajo pomisleke vsakega oddelka.
Odločite se, katere informacije boste vključili
Zberite informacije, ki jih potrebujete, kot so finančni podatki, grafikoni in grafikoni. Pogovorite se z ljudmi, katerih mnenja so pomembna za vaše poročilo. Nato se odločite o najpomembnejši točki ali točkah, za katere menite, da jih mora poznati občinstvo. Začnite s pisanjem nekaj odstavkov, ki poudarjajo najpomembnejše točke, ali strukturirajte podatke v seznam elementov z oznakami.
Odločite se, kako predstaviti svoje priporočilo
Poročilo dajte naslovu. Na kratko opišite podrobnosti naloge ali razlog za pisanje poročila. Opišite svoj način zbiranja informacij. Organizirajte poročilo logično, na primer v skladu s temeljnimi temami. Prepričajte se, da ste vključili dovolj informacij, da pokažete, da ste zadevo temeljito raziskali. Poročilo zaključite s svojim sklepom ali priporočilom na podlagi ugotovitev.
Dodajte povzetek
Vrnite se na začetek svojega poročila in dodajte odstavek ali dva, ki povzemata glavne točke poročila. Druga možnost je, da uporabite orodne točke za oblikovanje idej. Povzetek lahko vse, kar vaš šef ima čas, da se glasi, zato se prepričajte, da vključujejo vse ustrezne informacije. Na kratko, kaj je poročilo? Katere so glavne ugotovitve? Kaj predlagate ali priporočate? Kaj se zgodi potem? Uredite svoj povzetek, dokler ne pošljete bistva vašega poročila v času branja ene ali dveh minut.
Oblikujte poročilo
Če obstaja vodnik po podjetniškem slogu, poskrbite, da ga boste upoštevali. V nasprotnem primeru oblikujete poročilo v slogu, ki je enostaven za branje, tako da je kopiranje čim lažje. Uporabite jasne naslove za ločene teme; zaradi tega vaš šef lažje najde ustrezno stran v poročilu. Razmislite o poudarjanju pomembnih dejstev v veliki pisavi ali krepkem tisku. Organizirajte vse računovodske izkaze, tiskana gradiva ali druge spremne dokumente v dodatku na koncu poročila.
Preveri in preveri
Preverite poročilo o pravilnem črkovanju in slovnici. Online preverjanje črkovanja in preverjanje slovnice je koristno, vendar ne dopuščajo vedno konteksta.Če je mogoče, naj nekdo popravi poročilo z očmi za napake. Prosite lektorja, naj na splošno opiše poročilo. Si pustil misel nedokončan? Ste dosledno uporabljali industrijsko terminologijo? Je enostavno razumeti? Ne poskušajte impresionirati s svojim zvezdnim besediščem - namesto tega si prizadevajte za jasnost.
