Če ste v odboru in morate pripraviti poročilo za razpravo o svojem srečanju, je pomembno, da se prepričate, da ste pripravljeni na sestanek in razumete osnove, kako napisati poročilo odbora. Po več korakih vas lahko od začetka do konca popeljete in pripravite popolno poročilo, ki bo posamezniku ali skupini omogočilo spremljanje napredka vašega odbora.
Na sejo odbora prinesite s seboj pero in papir ali prenosni računalnik. Zabeležite datum, čas, udeležence, vključno z naslovi in dolžino srečanja. Zapišite teme na dnevnem redu in kaj se je lahko obravnavalo brez določenega časa. Upoštevajte, kdo se je strinjal in kdo se ne strinja, razlog in druge pomembne informacije, ki so se pojavile med sestankom. Če se ni dogovorila o temi odbora in se je odbor odločil, da razpravo predloži na prihodnjo sejo, se prepričajte, da ste to upoštevali in ko se bo odbor ponovno sestal na to temo.
Iz svojih zapisov pripravite poročilo, ki podrobneje pregleduje sestanek in daje vse informacije v organiziranem formatu. Morda boste želeli začeti s naslovnico, ki vključuje datum, čas, trajanje sestanka in kdo se je udeležil.
Nadaljujte s pisanjem prve teme seje odbora ter podrobne informacije o tem, kaj je bilo obravnavano in kaj je bilo odločeno, vključno z informacijami o glasovanju odbora. Pojdite skozi vsako temo in storite enako. Glede na vrsto odbora in razlog za sestanek boste morda želeli vključiti morebitne dejavnike tveganja, če se ukrep ne izvede ali če ukrep ni določen. Napišite, kdaj se bo odbor ponovno sestal. Napišite seznam tistih, ki bodo prejeli poročilo na dnu seznama.
Preberite poročilo, da se prepričate, da v dokumentu ni ločil in slovničnih napak. Preverite poročilo odbora, da zagotovite, da je vsebina točna, in preverite nazaj z vašimi opombami. Pred dokončanjem celotnega poročila o sestanku po potrebi popravite dokument.
Izdelajte kopije in predložite poročilo udeležencem, pa tudi upravnemu odboru, drugim odborom, upravljavcem ali drugim, če je to primerno.
Nasveti
-
Če želite snemati sestanek, se prepričajte, da imate dovoljenje vsakega člana odbora pred snemanjem sestanka.
Opozorilo
Izogibajte se temu, da bi v poročilo vključili informacije, da se izognete temu, da bi se izognili polnjenju, in se držite dejstev. Če je nekdo v odboru začel govoriti o svojih otrocih, na primer, ga ne vključite, če se ne nanaša na delo, ki ga opravlja odbor, kot je program za branje otrok.
