Časovni razpored projekta neposredno obravnava eno od treh glavnih komponent projekta: čas. Namen časovnega načrta projekta je določiti začetne in končne datume projektnih aktivnosti. Časovni razpored projekta je živa komponenta; kot elementi projekta se mora spremeniti tudi projektni načrt. Kot pri mnogih projektih, se prvotni razpored projektov omenja kot izhodišče, kadar se razporedi razširijo in pogodijo.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Izjava o obsegu projekta
-
Načrt upravljanja projekta
Vključite informacije, ki jih najdete v izjavi o obsegu projekta. Ta dokument opredeljuje omejitve in druge dejavnike, ki lahko vplivajo na razvoj urnika projekta. Primeri vključujejo cilje projekta, rezultate in specifikacije. Na primer, če vaš projekt zahteva ustvarjanje nove blagovne znamke vina in mora vino sedeti v hrastovih sodih eno leto pred stekleničenjem, te informacije neposredno vplivajo na oblikovanje urnika projekta.
Dejavnik v datumsko občutljivih zahtevah pri izdelavi urnika projekta. V mnogih primerih, bodisi zaradi notranjih pritiskov bodisi iz zunanjih virov, mora vodja projekta upoštevati težke in hitre časovne omejitve. Na primer, da bi projekt ostal pod proračunom, ga mora vodja projekta dokončati pred koncem koledarskega leta za davčne namene. Datum obračuna davkov določi zvezna vlada in mora biti vključen v oblikovanje časovnega načrta projekta.
Pri pripravi časovnega načrta projekta upoštevajte vsebino načrta upravljanja projekta. Načrt upravljanja projekta je sestavljen iz načrta upravljanja urnika, načrta upravljanja stroškov, načrta upravljanja obsega projekta in načrta upravljanja s tveganji.
Inštitut za vodenje projektov zgoraj navedene načrte opredeljuje na naslednji način: Načrt upravljanja urnika določa merila in aktivnosti za razvoj in kontrolo časovnega načrta projekta. Načrt upravljanja stroškov določa obliko in določa aktivnosti in merila za načrtovanje, strukturiranje in nadzor stroškov projekta. Načrt upravljanja obsega projekta opisuje, kako bo opredeljen, razvit in preverjen obseg projekta ter kako bo oblikovana in opredeljena struktura razčlenitve dela. Načrt upravljanja s tveganji opisuje, kako bo strukturirano in izvedeno obvladovanje tveganj projekta.
Z zgoraj navedenimi informacijami je vodja projekta pripravljen oblikovati urnik, ki mu bo dala realističen pogled na to, kaj lahko pričakuje pri trajanju projekta.
Ustvarite WBS (struktura razčlenitve dela). Ta dokument je hierarhični seznam dela, ki ga mora dokončati projektna skupina, da bi dosegli uspeh pri doseganju ciljev in rezultatov projekta. WBS je mesto, kjer lahko vodja projekta vidi resnične podrobnosti o tem, kaj je treba narediti. Nadaljnje v WBS so tako imenovani "delovni paketi", ki so preprosto skupina podrobnih nalog, ki jih je treba izpolniti. Ključ pri WBS je, da lahko projektni vodja vidi, kateri delovni paketi morajo biti zaključeni ob katerem času in kakšen vpliv ima en paket na drugega, saj se nanaša na načrtovanje.
Nasveti
-
Sporočite časovni razpored članom tima, zlasti sponzorju projekta in tistim, ki predstavljajo tveganje za projekt, kot so izvršni direktorji, izvoljeni uradniki in vsi, ki bi lahko odložili projekt.
Identificirajte takoj datume, o katerih se ni mogoče pogajati, in razvite časovni načrt projekta. To projektnemu vodji ne bo dalo le dobre zamisli o časovnih izzivih, če pa obstajajo takšne nespremenljive omejitve, mora vodja projekta bodisi spodbuditi spremembo v obsegu projekta bodisi zahtevati dodatna sredstva, da bo to mogoče pravočasno.
Medtem ko lahko projektni vodja zagotovo ustvari načrt projekta s svinčnikom in papirjem, je treba resno razmisliti o uporabi programske opreme za avtomatizacijo tega procesa. Na voljo je več programov, ki se gibljejo od brezplačnih do nekaj sto dolarjev.
Opozorilo
Časovni načrti, ne glede na projekt, se ponavadi zdrsnejo v eno ali drugo obliko. Ugotovite, kaj si lahko privoščite in kaj ne. Obveščajte o težavah v zvezi z načrtom projekta, ko pridejo do glavne projektne skupine, zlasti pa s sponzorjem projekta, saj bodo cenili, da niste presenečeni.
