Po vložitvi zahteve za predloge morate primerjati vse predloge, ki ste jih prejeli, na podlagi skrbne ocene vsakega. Ta proces je zapleten, zato je lahko ta proces bolj zapleten, če je v odločitev vključenih več ljudi. Matrika vam lahko pomaga oceniti predloge, ki jih ustvari vaš RFP.
Zberite vse predloge. Odstranite imena svetovalcev in imena podjetij, kjer koli se pojavijo. Namesto tega navedite vsak predlog. To bo koristno okrajšavo za sklicevanje na vsak predlog in bo odpravilo vse pristranskosti, povezane z določenim svetovalcem. Postavite te številke kot nalepke v stolpce matrike, vzdolž vrha.
Določite merila za ocenjevanje predlogov. RFP bo verjetno navedel več elementov, ki jih morajo svetovalci vključiti v svoje predloge, npr. Proračun in časovni okvir. Navedite ta merila v vrsticah matrike na levi strani. Vključite vsa merila v RFP brez izključitve; v nasprotnem primeru lahko pristranske rezultate ocenjevanja.
Vključite dodatna merila, ki jih je treba upoštevati, vendar niso bila v RFP. Na primer, kakovost predloga v smislu pisanja in postavitve lahko nakazuje splošno pisno sposobnost svetovalca. Drugo možno merilo bi lahko bila vrsta povratnih informacij, ki jih prejme od referenc. Pazite, da ne boste dodali meril, povezanih z vsebino. Svetovalec ne bi vedel za to merilo pri pisanju predloga, zato je ne morete oceniti. Vaša dodatna merila bi morala biti povezana s sposobnostjo in zmožnostjo svetovalca, da dokonča delo.
Ocenite, kako vsak predlog ustrezno obravnava vsako merilo. Lestvica od 1 do 5 je pogosto koristna za razvrstitev, ko več ocenjevalcev ocenjuje predloge. Medtem ko je eden od 2 ocenjevalcev lahko drugi ocenjevalec 3, bo ta postopek razvrščanja pomagal poudariti najboljše predloge. Ko ostane le nekaj kandidatov, lahko začnete pogovor s svojimi vrstniki, o katerih najamete.
