Če projekt nima dobrega komunikacijskega načrta, je obsojen na neuspeh. Primarna odgovornost vodje projekta je razviti in organizirati učinkovit in učinkovit komunikacijski načrt. To bo motiviralo projektno skupino in omogočilo pravočasno izvedbo projekta. Dober komunikacijski načrt mora ustvariti odprto in pregledno vzdušje, v katerem se vsakdo počuti udobno in ponuja ideje in prispevke. Projektni vodja, ki deluje kot diktator, bo premagal sebe.
Uvod
Razviti strategijo komuniciranja: (1) Razviti in opredeliti projekt. Kot vodja projekta ste glavni vir informacij. Vaša naloga je učinkovito komunicirati, da usmerite in motivirate projektno skupino. (2) Ustvarite forum, ki omogoča izmenjavo idej. Naj vsi v skupini vedo, da je njihov prispevek dragocen. Komunikacija je dialog in ne monolog. Komunikacijski načrt mora spodbujati in spodbujati interakcijo in prispevek vseh, ki sodelujejo. (3) Razjasniti komunikacijske cilje. Cilji dobre komunikacije morajo omogočiti učinkovito in pravočasno dokončanje projekta. To bo pripomoglo k preprečevanju presenečenj, preprečevanju podvajanja in odkrivanju opustitev.
Prenos odgovornosti. Posamezni člani projektne skupine morajo vedeti, kakšne so njihove posebne odgovornosti in komu so odgovorni. Vsi bi morali poznati komunikacijske cilje.
Uporabite različne medije in metode, da boste komunikacijo posodabljali in obveščali. To vključuje posodobitve po e-pošti, projektne opombe, osebna srečanja in redna poročila.
Nastavite časovni okvir za poročila in preglede. Poleg dnevne izmenjave informacij načrtujte datume sestanka in roke za poročila. Tako bo ekipa motivirana in strukturirana. Pomaga tudi pri določanju prednostnih nalog.
Preglejte komunikacijski načrt in zagotovite njegovo učinkovito delovanje. Poiščite prispevek ekipe. Ali se potrebne informacije posredujejo pravočasno. Če ne, kakšne izboljšave je mogoče izboljšati?
