Upravljanje časa je prav tako pomembno kot temeljito opravljanje delovnih nalog. Z izdelavo dnevnega urnika upravljanja časa boste lahko ostali organizirani, naredili, kar je potrebno, in zmanjšali stres, ne da bi žrtvovali kakovost. Ali upravljate druge, obdelujete velike količine papirja ali se udeležujete več srečanj in dogodkov vsak dan, je pomembno, da veste, kje morate biti in kaj se od vas pričakuje. Urejanje časa vam bo dalo večji nadzor nad vašimi rezultati in vam omogočilo, da boste bolj odgovorni in varni v svojem delu.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Microsoft Excel
-
Microsoft Outlook
Odprite delovni list Microsoft Excel. Označite stolpce z dnevi v tednu in vrsticami z vsako uro med delovnim dnevom. Stolpe in vrstice lahko razširite s klikom na ločilne črte in jih povlečete z miško. Microsoft Outlook lahko uporabite tudi za izdelavo urnika za upravljanje časa. Microsoft Outlook vključuje vnaprej izpolnjene stolpce in vrstice, ki olajšajo vnos informacij.
Ustvarite seznam nalog, ki jih morate dokončati med tednom. Ta seznam vključuje sestanke, mejnike projekta ali roke, priložnosti za omrežje, vračanje telefonskih klicev, izpolnjevanje dokumentacije ali druge naloge, ki jih je treba izpolniti.
Dodelite naloge ustreznemu dnevu in času na Excelov delovni list. Opravite barvno kodo, če je potrebno s klikom na polje, ki ga želite označiti, in s klikom na ikono barve na vrhu delovnega lista. Izbirate lahko med različnimi barvami.
Pustite čas skozi ves dan za naloge, ki bodo trajale dlje, kot je bilo pričakovano. Če imate na primer sestanek od 10.30 do 11.00, prekinite sestanek v času od 10.30 do 11.30. Med nalogami pustite vsaj 15 minut za nepričakovane naloge ali kratke odmore.
Ustvarite urnik vsak teden in ga držite. Sčasoma boste bolje obvladovali svoj čas in obravnavali nepričakovane težave, ki se pojavijo med delavnikom.
Nasveti
-
Ustvarjanje urnika upravljanja časa ne bo samo povečalo vaše produktivnosti, ampak tudi zmanjšalo stres in vam omogočilo, da uživate v več vidikih svojega dela.
Opozorilo
Ne poskušajte preveč rezervirati dneva. Poskus, da bi čez dan dosegli preveliko količino, bo le zaostal. Ko ustvarjate svoj urnik upravljanja časa, omogočite dovolj časa za kosilo, odhod na srečanja in dogodke ter pustite dovolj časa za natančno opravljanje nalog, da zagotovite visoko kakovost dela.
