Novi zaposleni, ki prihajajo na delo, so pogosto sprejeti z nizi dokumentacije, vključno z dokumenti o zavarovanju, obrazci za dajatve in davčno dokumentacijo. Eden od najpomembnejših dokumentov, ki jih prejmejo novi zaposleni, je priročnik za zaposlene, pred katerim se pogosto predloži pismo vodje. Priročnika ne bi smeli obravnavati rahlo, zaradi česar z dopisom predsednika podjetja, izvršnega direktorja ali lastnika obstaja legitimnost.
Priročnik Namen
Porazdelitev priročnikov za zaposlene novim zaposlenim igra ključno vlogo pri vzpostavljanju pravne podlage za zahtevanje ali prepoved določenega vedenja na delovnem mestu. Formaliziranje pričakovanj, opisov delovnih mest, postopkov, disciplinskih postopkov in drugih organizacijskih informacij zagotavlja, da zaposleni kasneje ne morejo trditi, da ne upoštevajo politik, če izpodbijajo odpovedi ali poslabšanja. Poleg tega opisovanje pravil podjetja v priročniku zagotavlja enotnost med zaposlenimi. Kadar zaposlene usposabljajo različni menedžerji, vendar jim ni bil izdan priročnik, je možno, da se bodo naučili rahle spremembe politik glede na perspektivo managerja ali poklicne preference.
Vsebina pisma
Vključitev pisma vodje v priročnik za zaposlene ni nova ideja. Pravzaprav se večina pisem zanaša na dokaj standardno obliko, ki zajema osnove, vključno z pozdravnim pozdravom, orisom podjetja in njegove rasti ter izjavo o ciljih podjetja. Priročnik o predgovorih za zaposlene lahko vključuje tudi informacije o filozofiji, viziji in poslanstvu odnosov vodje z zaposlenimi. Nekatera pisma obravnavajo neposredno pravna vprašanja, vključno z izjavo o zaposlitvi in volji, izjavo proti nadlegovanju in izjavo delodajalca o enakih možnostih.
Dobrodošli
Eden od razlogov, da je treba v priročnik za zaposlene vključiti pismo vodje, je, da podjetju ponudimo formalno dobrodošlico. V zelo velikih podjetjih je možno, da so nove zaposlitve pregledali, opravili pogovore in obdelali na desetine delavcev na nižji ravni brez priznanja vodje. Pozdravno pismo formalno priznava delavca, ki se vkrca, in ga pozdravlja v ekipi. To prispeva k pristojnosti vodje, tako da novi zaposleni ne dobijo vtisa, da podjetje upravljajo nižji menedžerji.
Slovesnost
Še en razlog, zakaj bi morali priročniki delavcev vključevati pismo vodje, je ugotoviti težo dokumenta. Priročniki s pismom predsednika podjetja potrjujejo visoko raven pozornosti in standardov, ki so povezani s politikami podjetja. Zaposleni so bolj verjetno, da bodo resno vzeli priročnike (in jih prebrali), ker vedo, da je vodilni proizvajalec odločil o začetnem pismu.
Kultura podjetja
Vodja lahko določi tudi ton za kulturo podjetja v pisnem priročniku za zaposlene. Podjetja, ki zelo cenijo formalnost, vzpostavljajo in ohranjajo ta ton s konzervativno oblikovanim pismom, ki poudarja pristojnost vodje. Podjetja, ki cenijo prijazno, timsko naravnano okolje, imajo koristi od pisnega priročnika, ki uporablja manj formalni jezik in ustvarja bolj priložnostno kulturo dela.
