Podjetja, ki vzdržujejo inventar, uporabljajo sisteme za vodenje zalog v skladišču kot tudi v obratu. Takšna podjetja se morajo odločiti med uporabo sistemov popisa zalog in sistemov trajnega inventarja. V obeh sistemih mora podjetje vsaj enkrat letno opraviti fizični inventar. Fizični inventar zagotavlja nekaj koristi za upravljanje podjetja.
Sistemi za popis
Sistemi inventarja zadovoljujejo potrebe podjetja z zagotavljanjem informacij o zalogah in dolarskih vrednostih. Številni sistemi za popisovanje zagotavljajo informacije o specifičnem mestu skladiščenja inventarja in o količini, ki se nahaja na tej lokaciji. Zaposleni in vodje obrata uporabljajo te informacije za iskanje določenih predmetov za pošiljanje strankam ali za ugotavljanje, ali mora podjetje preurediti določeno postavko, ker se je razpoložljivi inventar zmanjšal. Sistemi zalog tudi zagotavljajo računovodski službi informacije o skupni vrednosti zalog v lasti podjetja.
Stalni inventar
Stalni sistem inventarja se posodablja vsakič, ko skladišče prejme zaloge od prodajalcev in vsakič, ko skladišče ladji založi kupca. Sistem stalnega inventarja v vsakem trenutku zagotavlja inventar. To ravnotežje se nenehno posodablja. Mnoga podjetja uporabljajo skenerje in črtne kode za preprosto beleženje sprememb stanja zalog. Te družbe med pošiljanjem ali prejemom pregledujejo kosov inventarja, ki samodejno posodabljajo stanje v sistemu inventarja.
Fizični inventar
Fizični inventar je sestavljen iz ročnega štetja vsakega inventarja in njegove primerjave s količino, evidentirano v sistemu popisa. Nekatera podjetja ločujejo zaposlene v dve skupini, pri čemer ena skupina šteje vsako postavko, druga skupina pa vsako posamezno postavko. To podjetju omogoča, da primerja dve štetji s količino, zabeleženo v sistemu, in ugotovi morebitne težave z zalogami. Fizično število inventarja omogoča podjetju, da pravilno določi količine zalog, ugotovi potrebne prilagoditve zalog in razišče odstopanja.
Prilagoditev zalog
Včasih podjetja odkrijejo neskladja med dejanskimi količinami v inventarju in evidentiranim inventarjem. Ko se to zgodi, družba evidentira popravek zalog za popravek stanja zalog v sistemu. Prilagoditvene količine izhajajo iz primerjave dejanske količine s količino sistema. Namen prilagajanja zalog je, da sistem inventarja ustreza dejanskemu inventarju v lasti podjetja.
Varianca zalog
Po opravljenem fizičnem inventarju podjetje preveri odkritja količinskih odkritij, da ugotovi vzrok za odstopanja. Odstopanja običajno nastanejo zaradi napak, kraje ali uničenja zaposlenih.
