Učinkoviti komunikacijski načrti prinašajo dodano vrednost organizacijam in pogosto razlikujejo med uspehom in neuspehom programov. Toda, kaj je učinkovit komunikacijski načrt? Komunikacija je opredeljena kot "proces, s katerim se informacije izmenjujejo med posamezniki prek skupnega sistema simbolov, znakov ali vedenja." Učinkovito komunikacijsko načrtovanje pomaga premagovati ovire z ustvarjanjem skupnega jezika in oblikovanjem sporočila. Ti načrti pomagajo pri organizaciji hierarhije ključnih sporočil in določanju podrobnosti o vašem občinstvu v smislu časovne razporeditve in dostave.
Načrtujte učinkovito komunikacijo
Učinkoviti komunikacijski načrti so podlaga za upravljanje sporočila, doseganje rezultatov in merjenje uspeha. Načrti opredeljujejo osnove, kdo, kaj, kje, zakaj in kako za kateri koli komunikacijski projekt, program ali podjetje. Ustvarjanje načrta vas prisili, da razmišljate o svojih ciljih in predvidevate reakcije, vključno z ovirami, preden postanete javni. Komunikacijski načrt se osredotoča tudi na vaša prizadevanja z zagotavljanjem konteksta, določanjem prednostnih nalog in razvojem usklajevanja. Omogoča vam razvijanje skladnega sporočila, ki gradi zagon in je prilagojeno uporabljenim medijem.
Gradnja načrta
Medtem ko se komunikacijski načrti razlikujejo po velikosti, odvisno od njihovega obsega in namena, so nekatere ključne komponente: Analizirajte situacijo. Kakšen je problem ali priložnost? Kako se spreminja industrija ali podjetje? Ali začenjate nekaj novega? Ali imate podatke o raziskavah ali raziskavah? Je to izredna ali krizna situacija? Ali so pomembni gospodarski ali politični dejavniki? Kakšna je zgodovina? Prepoznajte primarno in sekundarno občinstvo. Kakšna je velikost vašega občinstva? Kakšno je njihovo poznavanje situacije? Kako bodo izvedeni? So dovzetni? Poenostavite sporočilo. Zakaj potrebujejo to sporočilo? Ali vplivate na vaše občinstvo? Prosite jih, naj ukrepajo? Se bodo temu uprli? Ali obstaja sporočilo? Določite distribucijo. Kako boste dosegli svoje občinstvo? Ali lahko skupine pomagajo pri sporočanju tega sporočila? Kateri mediji se ujemajo z vašim sporočilom? Kako hitro mora iti ven? Kakšna je želja vašega občinstva? Zastavi si cilje. Kaj poskušate doseči? Kako boste vedeli, če ga dosežete? Je merljiva? Kako dolgo naj traja? Kakšen je vaš proračun? Izmerite rezultate. Ste dosegli svoje cilje? Ali so potrebni naslednji koraki? Ali morate meriti v določenem časovnem obdobju?
Vrste komunikacijskih načrtov
Odvisno od vašega podjetja se komunikacijski načrti običajno najdejo na različnih ravneh organizacije. Z vidika podjetja se načrt osredotoča na vizijo, poslanstvo in strategije podjetja. Vključuje lahko tudi blagovno znamko celotne organizacije. Na ravni izdelka lahko komunikacijski načrti pripomorejo k zagonu izdelka, razširitvi linije izdelkov, izgradnji blagovne znamke ali povečanju tržnega deleža. Skupina za odnose z javnostmi išče tisto, kar je vredno objaviti, in kako uporabiti medije za doseganje več trgov. Vključuje lahko tudi krizno komuniciranje, pa tudi odnose med skupnostmi. Pri človeških virih je poudarek na komunikaciji med zaposlenimi. Kako lahko posredujemo informacije zaposlenim o strategijah, programih, spremembah in usposabljanju? Za odnose z vlagatelji je cilj pridobiti finančni interes v podjetju, graditi ugled v tej skupnosti in povečati bonitetne ocene.
Spravi besedo ven
Z rastjo medijev imajo komunikatorji veliko možnosti, toda poznavanje vaše občinstva je ključnega pomena. Vprašajte svoje trge, kaj pogosto uporabljajo. Ugotovite, kaj vaše sporočilo zahteva. Ali je nujno? Potrebujete povratne informacije? Ali gradite skupnost? Vsak od njih bi vodil do drugačnega distribucijskega sistema. V mnogih primerih je potrebno več kot eno komunikacijsko vozilo, da se zagotovi, da sporočilo doseže vaš trg. Skupni distribucijski kanali so: E-pošta Sestanki Socialni mediji (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Spletne strani / blogov Newsletters / newpapers Predstavitve Sporočila za javnost Pisma Publikacije Priročniki Izročki Televizija Radio Video Webinars / webcasts Usposabljanje
Cestni bloki za učinkovite komunikacijske načrte
Eden od ključnih dejavnikov pri neučinkoviti komunikaciji je razlika v tem, kako govorimo, beremo in razmišljamo. Govorimo na približno 100 besed na minuto, beremo na približno 200 besed na minuto, vendar naše misli delujejo več kot 500 besed na minuto. To pomeni, da se lahko zlahka raztresemo. K temu dodajte našo rastočo zbirko dohodnih e-poštnih sporočil, povečanje števila tradicionalnih in spletnih medijskih virov ter naših navidezno neskončnih srečanj. Učinkovit načrt mora obravnavati ta vprašanja z zbiranjem znanja o vaših posebnih interesnih skupinah, pridobivanju povratnih informacij in uporabi teh podatkov za razvoj učinkovitih sporočil. Pogosto pomeni, da se to sporočilo prenese v več formatih skozi čas.
