Zaupni podatki so vsi podatki, ki jih želite ohraniti povsem zasebne, bodisi iz poslovnih ali osebnih razlogov. Če zaupne informacije pošljete drugi stranki, je to tvegano dejanje. Zaščitite zaupno sporočilo, prav tako kot bi zaščitili vse, za kar menite, da ima visoko vrednost.
Skupni scenariji
Podjetja običajno pošiljajo zaupne informacije drugim poslovnim partnerjem ali kolegom v zvezi s projekti, ki so skrivni. Eden od primerov je, če ena družba razmišlja o združitvi z drugo, mora sporočiti predlagani načrt in ne želi, da bi tekmeci še vedeli. Še en pogost scenarij, v katerem mora ena stranka posredovati zaupne informacije, je, če filmski pisatelj želi poslati neobjavljen scenarij režiserju. Delodajalec bi lahko kandidatu poslal zaupno ponudbo za zaposlitev ali pa bi kandidat lahko zaprosil, da njegova prijava ostane zasebna. V vseh treh primerih je smiselno sestaviti spremno pismo o zaupnosti kot uvod v priložene informacije.
Zakaj naslovno pismo?
Ko pošiljate zaupne informacije, bodisi po e-pošti ali po pošti, tvegate, da jih bodo prestregle nepooblaščene tretje osebe. Toda tudi če informacije varno dosežejo prejemniku, še vedno tvegate nepazljivost pri prejemniku, ko gre za upravljanje informacij in ohranjanje zasebnosti. Tveganje lahko zmanjšate tako, da sestavite spremno pismo, ki krepi vašo željo po popolni zaupnosti.
Kaj vključiti
Ena od prvih postavk, ki jih je treba vključiti v spremno pismo, je oznaka »Zaupno« ali »Osebno in zaupno«, ki je natisnjena krepko, z velikimi črkami na vrhu ali neposredno nad telesom črke. Splošno opomnite prejemnika na to, na kaj se nanaša sporočilo, kot je »razprava, ki smo jo pred kratkim imeli glede projekta X«. Jasno razložite, da bo vsa vsebina tega, kar bo prebral prejemnik, popolnoma zaupna - nobena stranka ga mora videti, razen izrecno imenovanih prejemnikov.
Drugi vidiki
Preden pošljete zaupni dokument drugi stranki v določenih okoliščinah, je pametno, da osebo pregleda in podpiše sporazum o nerazkrivanju (NDA) - še posebej, če gre za izredno zaupne podatke. NDA določa, kaj je vključeno, ko se nanašate na zaupne informacije, obveznosti prejemnika in vsak poseben časovni okvir za ohranjanje zasebnosti informacij. V spremnem dopisu potrdite ključne pogoje sporazuma o nerazkrivanju. Tudi za spremno pismo vključite kopijo podpisane NDA.
