Danes skoraj vsi poslovni predlogi ali prijave zahtevajo spremno spremno pismo. Odvisno od konteksta in predloga lahko spremno pismo obsega od kratkega uvoda do temeljitega povzetka vsebine predloga. Ko pišete spremno pismo za uradno ponudbo za projekt, poznajte bistvene sestavne dele, s katerimi bo vaše pismo izstopalo.
Vsebina
Spremno pismo za uradno ponudbo za projekt mora biti profesionalno v vseh pogledih in odražati poslovno znanje podjetja. Spremno pismo mora vsebovati vsaj sklic na projekt z imenom in številko projekta, če je na voljo; splošne pogoje ponudbe, vključno z roki; in popoln seznam vseh dokumentov in prilog, poslanih s spremnim pismom.
Dolžina
Dolžina spremnega pisma o ponudbi se lahko močno razlikuje glede na velikost in specifikacije delovnega mesta. Medtem ko je na splošno najbolje, da ste čim krajši, poskrbite, da boste vključili vse potrebne informacije in da ne boste pisali tako kratek, da bo videti, kot da boste vložili minimalna prizadevanja za njegovo izdelavo.
Podatki o glavi
Vključite datum, ko je bilo v glavi napisano spremno pismo, skupaj s popolnimi kontaktnimi podatki. V glavi pisma navedite ime projekta in številko projekta ter ponovno v glavi pisma. Če je mogoče, uporabite pisalne potrebščine s pisemskim papirjem ali vsaj kakovosten obvezni papir.
Izključitve
Ne uporabljajte pisemskega pisma, saj lahko potencialne stranke to storijo. Vzemite si čas in prilagodite vsako črko. V spremnem dopisu posebej ne omenjajte cene ponudbe, razen če vam je tako naročeno. To vrsto podrobnih informacij je treba rezervirati samo za ponudbo. Ne pretiravajte s tehničnim žargonom. Cilj je zvok profesionalen, vendar ne pretenciozen.
